Surat Instruksi dan Surat Berita Acara

I. Pokok Bahasan : Surat Instruksi dan Surat Berita Acara

II. Sub Pokok Bahasan :
1. Surat Instruksi
2. Berita Acara

III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun surat instruksi dan berita acara.

IV. Uraian Materi Pengajaran :
1. Surat Instruksi
2. Surat Berita Acara :

A. Pengertian
Secara harfiah, berarti “ informasi “ sedangkan berita acara adalah surat yang mencatat informasi suatu peristiwa atau kejadian. Berdasarkan pengertian tersebut, isi dari berita acara meliputi, kapan peristiwa itu terjadi, tempatnya di mana, siapa yang menjadi pelakunya dan keterangan–keterangan lain yang berhubungan dengan peristiwa itu.

Berita acara dapat mengenai serah terima barang, serah terima jabatan, kendaraan, gedung, pelantikan pejabat, bongkar muat barang, pengumuman pemenang undian, dan sebagainya.

Surat berita acara termasuk surat yang berjudul, sehingga penyusunannya lain dengan surat yang berperihal, di mana judul dengan centring dan menggunakan huruf capital dan tanggal surat diketik di sebelah kanan bawah serta penanda tangan surat bisa lebih dari satu orang.

B. Sistematika Surat Berita Acara
Surat berita acara dibuat setelah terjadi suatu peristiwa, oleh sebab itu penyusunannya harus berdasarkan fakta yang sesungguhnya dan telah ada kesepakatan antara pihak–pihak yang terkait dengan peristiwa tersebut.

BERITA ACARA ………………
No : ……………….

Pada hari ini .... tanggal .... bertempat di ....

Sesuai dengan surat pemberian / permintaan dari ....

Telah terjadi .... antara :

1. Nama : ....
Jabatan : ....
Alamat : ....
sebagai pihak yang ....

2. Nama : ....
Jabatan : ....
Alamat : ....
sebagai pihak yang ....

Setelah diperiksa yang diserahkan oleh .... ternyata terdapat / tidak terdapat ....

Demikian berita acara ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagai- mana mestinya.


...., ...., 200...
Yang .... Yang ....


.......... ...........
Jabatan Jabatan


Saksi–Saksi Pihak ke ....
1. .......
2. .......


BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG
No : 501/BA/TS/IV/02

Pada hari ini, Kamis, 23 April 2002, kami yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Ir. Arraz Naoval Viacenza, Kepala Bagian Logistik Bank Central Asia, dalam hal ini bertindak atas nama Bank Central Asia, Jalan Jend. Sudirman Kav 23 Jakarta, selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan

2. Priyanka Hanum Viacenza, S.E. Direktur PT. Viacenza’s Enterprise bertindak atas nama PT Viacenza’s Jalan H.R. Rasuna Said, Kav 12 Jakarta Selatan, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua.

Telah melakukan serah terima barang. Pihak Pertama telah menerima dari Pihak Kedua penyerahan barang seperti tersebut dalam daftar terlampir sesuai dengan surat perjanjian No : 043/SP/IV/02, tanggal 15 April 2002.

Demikian surat berita acara ini dibuat untuk dipergunakan seper- lunya.


Jakarta, 23 April 2002

Pihak Kedua, Pihak Pertama,


Alka D.V, S.E. Ir. Arraz Noaval Viacenza
Direktur Kabag. Logistik


BERITA ACARA
SERAH TERIMA JABATAN
NO. 34/JAB–56/V/02

Pada hari ini, Kamis, tanggal 13 Mei 2002, kami yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : Endang Ambarwati Zein, S.S.
Jabatan : Executive Secretary American Express Bank
Alamat : Jalan. Jend. Sudirman, Kav. 24 Jakarta

Telah menyerahkan jabatannya kepada :

2. Nama : Gloria Estefanny
Jabatan : Junior Secretary, American Express Bank
Alamat : Jalan. Jend. Sudirman, Kav. 24 Jakarta

Telah melakukan serah terima jabatan, Pihak Pertama telah menyerahkan jabatan Executive Secretary kepada Pihak Kedua dan disaksikan oleh seluruh jajaran direksi.

Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.


Jakarta, 23 April 2002

Yang menyerahkan, Yang menerima,


Gloria Estefanny Endang Ambarwati Zein



BERITA ACARA
PENYERAHAN UANG

Yang bertanda tangan di bawah ini :

1. Nama : Ir. Rizki Ananda Ishak
Jabatan : Pengusaha
Alamat : Jalan. Parhiyangan No. 34 Bandung

Telah menyerahkan uang penggantian kendaraan yang hilang kepada :

2. Nama : Ujang Permana Kusuma
Jabatan : Kabag. Umum Departemen Pertanian dan atas nama pribadi
Alamat : Jalan. Tirtayasa No. 56 Cirebon

Pada hari ini, tanggal 23 Agustus 2002, Pihak Pertama telah menyerahkan uang sebesar Rp 62.500.000,00 ( Enam Puluh Dua Juta Lima Ratus Ribu Rupiah ) sebagai penggantian kendaran Kijang GSX dengan nomor polisi D 2343 XL yang telah hilang oleh karyawan Pihak Pertama.

Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana perlunya.

Jakarta, 23 Agustus 2002

Yang menyerahkan, Yang menerima,


Ujang P.Kusuma Ir. Rizki Ananda Ishak

Saksi - Saksi :
1. Nurma Permata Intan ( Pihak Pertama )
2. Glauh Arimbi Ayu ( Pihak Kedua )

V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.

VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.

VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id

Tugas Anda !

1. Rama Pandiangan, S.E. Direktur PT. Hutama Karya, Jalan Hang Lekir No. 65 Padang Pariaman telah menerima barang–barangan pesanannya berupa 2 buah TV Sony Type SS564, 3 buah Rice Cooker Yongma Type MA-21, 30 Calculator Malta, Type L-34, 20 buah Kipas Angin KDK Type KD-47, 5 buah Mesin Foto Copy Minolta Type M-034 dan 10 buah Tanjung Karang, Lampung Selatan dengan bapak Randy Harahap, Marketing Manager. Penyerahan tersebut dilakukan pada tanggal 25 Juli 2002 dan disaksikan oleh kedua belah pihak.

Dari kasus tersebut di atas, buatlah berita acaranya disertai lampiran yang diperlukan.

2. Anda sebagai sekretarsi direksi PT. Unggul Indah Corporation, Jalan MT. Haryono No. 36 Surabaya, Pada hari ini ditugaskan oleh pimpinan untuk membuat surat berita acara sehubungan dengan kejadian–kejadian di bawah ini :

a. Menyerahkan uang sebesar Rp 20.000.000,00 kepada bapak Sofyan Wanandi, Manager Keuangan PT Kintamani Sakti untuk pembayaran tanah dengan ukuran 30 m x 40 m di kawasan industri Logam Mulia, Jalan Kawasan Industri No. 9 Surabaya.
b. Menerima barang–barang sesuai dengan surat pesanan No. 34 /PS/V/99, yakni 10 buah filling cabinet Expo yang terdiri dari 5 buah dengan 3 laci dan sisanya 4 laci dari Ir. Agung Setialaras, Marketing Manager PT. Pentamas Sejati, Tanubayan No. 78 Surakarta.
c. Menyerahkan sebuah bangunan balai pertemuan kepada Kepala Desa Wonokromo, Surabaya. Timur, bapak Bangun Suryodimedjo, yang terletak di kawasan tersebut.