I. Pokok Bahasan : Lamaran Pekerjaan dan Curiculum Vitae
II. Sub Pokok Bahasan :
Lamaran Pekerjaan dan Curiculum Vitae
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar mampu membuat lamaran pekerjaan dan daftar riwayat hidup.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
A. Pengertian Surat Lamaran Pekerjaan
Melamar pekerjaan bukan pekerjaan yang mudah, terutama bagi pelamar pemula. Permasalahan utama dalam proses melamar pekerjaan adalah tidak dipunyainya rasa percaya diri dari pelamar. Ketidakpercayaan tersebut dapat berasal dari berbagai sumber seperti kepandaian, penampilan, umur, persaingan, pengalaman dan sebagainya. Hal tersebut harus dapat dihilangkan. Tanamkan dalam pikiran Anda bahwa Anda mempunyai kesempatan yang sama dengan pelamar lain.
Permasalahan kedua yang dihadapi pelamar adalah kekurangpahaman proses ( recruitment penerimaan pegawai ) pada suatu perusahaan. Setiap perusahaan mempunyai kebijaksanaan yang berbeda. Ada yang mengutamakan dari dalam organisasi, ada yang menjaring lewat iklan, dan ada pula yang melalui lembaga-lembaga pendidikan. Tetapi walaupun kebijaksanaan berbeda proses ynag di jalankan relatif sama.
Proses dalam recruitment bisa dimulai dari analisis kebutuhan tenaga kerja, pencarian sumber tenaga kerja, selesai administratif, seleksi kemampuan , psikotes, masa percobaan , dan akhirnya calon pekerja diterima. Proses analisis pegawai bukan merupakan permasalahan kita, proses yang harus kita pahami adalah mulai dari sumber dari mana tenaga kerja dicari sampai pada penerimaan. Dalam buku ini hanya membahas mengenai sumber tenaga kerja dan selesai administrasi. Proses selain itu dapat Anda pelajari pada mata kuliah Manajemen Personalia
B. Pemahaman Sumber-sumber Lamaran Pekerjaan
Pemahaman sumber lamaran pekerjaan merupakan hak yang sangat penting di pahami oleh pelamar pekerjaan. Dari sumber lamaran dapat diperhitungkan kemungkinan diterima atau tidaknya lamaran kita. Walau pun sering kali mendapatkan sesuatu tanpa kita duga sebelumnya, tetapi mengharapkan keberuntungan sebagai dasar mencapai sesuatu bukan merupakan tindakan yang bijaksana. Don,t press your ! Jangan berharap dari keberuntungan, karena keberuntungan suatu saat akan habis. Upayakan keberhasilan dari perencanaan, bukan dari keberuntungan, tetapi dari perhitungan.
Kita kembali kepada sumber lamaran, secara garis besar sumber lamaran pekerjaan didapat dari :
1. Sumber lowongan pekerjaan tanpa sumber tertentu
Lowongan tanpa sumber tertentu, mempunyai peluang yang kecil dibandingkan dengan sumber yang lain. Walalupun kecil, tetapi peluang tetap ada, karena itu cara coba–coba layak dijalankan, terutama bila lokasi perusahaan di dekat tempat tinggal Anda. Bila Anda melihat ada perushaan yang baru buka, cobalah untuk membuat lamaran, siapa tahu perusahaan tersebut membutuhkan tenaga dengan spesifikasi yang Anda punyai. Seringkali perusahaan mengambil kebijaksanaan dengan mengambil karyawan di lingkungannya dengan tujuan untuk menjalin hubungan baik dengan lingkungannya dan perhitungan karyawan dekat sehingga kemungkinan terlambat sedikit serta menghemat uang transportasi.
2. Sumber lowongan dari media tertentu
Sumber lowongan dari media tertentu biasanya berasal dari media massa seperti koran, majalah, radio atau bahkan tv. Pertimbangan yang harus Anda perhitungkan benar apakah spesifikasi yang diperlukan sesuai dengan spesifikasi yang Anda miliki. Perhitungan tersebut perlu agar jangan sampai waktu, biaya, dan tenaga yang kita keluarkan terbuang percuma. Gunakan media yang pemasang iklankan untuk melamar. Kirimkan lamaran Anda berdasrkan media yang diinginkan oleh pemasang iklan apakah alamat lengkap, web site, faksimile, atau telepon. Kecepatan Anda memberikan lamaran akan membeerikan kredit poin lebih bagi Anda.
3. Sumber lowongan dari referensi pihak tertentu
Sumber lowongan dari referensi mempunyai peluang lebih besar daripada sumber yang lain karena sedikit banyak pemberi referensi membantu Anda. Peluang yang besar akan terbuang percuma bila Anda tidak memanfaatkannya dengan baik. Referensi dapat berasal dari kampus, famili, atau kenalan. Semakin dekat hubungan Anda dengan pemberi referensi, semakin besar pula peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan tersebut. Merupakan hal yang wajar bila pemberi refensi berfikir tentang kemampuan Anda karena pemberi referensi sedikit banyak punya ikatan moril dengan pihak yang direferensikan.
C. Pembuatan Surat Lamaran Pekerjaan
Sebelum kita membahas mengenai pembuatan surat lamaran pekerjaan, harus dipahami terlebih dahulu ciri–ciri surat lamaran yang baik. Surat lamaran yang baik sekurang–kurangnya mempunyai ciri–ciri :
1. Mempenyai bentuk yang menarik
Pengertian bentuk di sini adalah performance surat lamaran secara keseluruhan, seperti pas foto berwarna, walaupun tidak diminta, tulisan tangan yang rapi, atau hasil ketikan yang bagus. Kekeliruan pembuatan surat lamaran yang sering terjadi adalah pelamar sering beranggapan bahwa surat lamaran harus ditulis tangan dengan tinta hitam dan ditulis di atas kertas folio bergaris. Surat lamaran tidak boleh ditik dengan kompuetr atau mesin tik. Itu adalah anggapan yang sangat keliru. Tulislah surat lamaran dengan komputer, cetaklah dengan printer yang terbaik yang dapat Anda lakukan. Dengan cara itu akan membuat lamaran Anda lebih menarik dripada lainnya.
2. Mempunyai bahasa yang baik
Bahasa yang baik di sini adalah bahasa formal karena lamaran merupakan salah satu surat dinas pribadi. Bila surat lamaran mencantumkan syarat dapat berkomunikasi dengan bahasa asing, Inggris, Mandarin, Jepang, atau lainnya, jika Anda mampu pergunakan lamaran dalam bahasa tersebut karena itu merupakan kredit point. Bila terpaksa karena kemampuan atau ketidakyakinan terpaksa menyadur, yakinlah bahwa Anda dapat menuliskannya kembali bila diminta.
3. Menggambarkan kemampuan pelamar
Di sinilah yang seringkali menimbulkan masalah. Sebagai bangsa timur dengan etika yang tinggi, menonjolkan kemampuan diri sering dipandang perbuatan yang tabu. Ketabuan tersebut juga masuk pada waktu melamar pekerjaan. Harap diingat pihak yang dituju dalam lamaran adalah orang–orang bisnis dengan keterusterangan dan tingkat kesibukan yang tinggi. Mereka hanya memandang yang tersurat dan seringkali kurang memperhatikan yang tersirat, karenanya kemukakan kemampuan yang Anda miliki tanpa meninggalkan kesan bahwa Anda sombong. Ingat Anda sedang melamar pekerjaan ! Malamar sama saja dengan merayu dalam kehidupan nyata !
4. Tepat pada sasaran
Yang dimaskud dengan tepat sasaran adalah tepat kepada siapa lamaran ditujukan. Pengertian tepat di sini adalah pihak yang dituju. Diutamakan Anda mencantumkan nama dan gelar lengkap, nama jabatan, serta nama perusahaan berikut alamatnya. Tetapi, sering kali kita tidak mendapatkan hal itu, untuk alamat dalamnya cukup kita cantumkan Bapak / Ibu Kepala Bagian Personalia, HRD ( Human Resource Departement ). dan sejenisnya.
Sedangkan hal–hal yang harus dicantumkan dalam surat lamaran pekerjaan agar tercapai tujuan pembuatannya di antaranya :
a. Menyebutkan sumber lamaran,
Sumber lamaran dapat media massa ( bila sumbernya ini cantumkan nama media massa dan edisi terbitnya ), informasi di kampus, atau referensi ( tanyakan terlebih dahulu kepada pemberi referensi, bila tidak bersedia cukup cantumkan “ Berdasrkan informasi dari salah seorang rekan, famili, perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin memerlukan tenaga ....”.
b. Identifikasi diri lengkap dari pelamar,
Identitas diri dari pelamar meliputi nama, alamat, nomor telepon, hand phone, atau alat bantu komunikasi lainnya. Identitas diri dari pelamar harus memudahkan pihak perusahaan menghubungi pelamar.
c. Posisi yang dikehendaki,
Pencantum posisi yang dikehendaki ditulis untuk memudahkan sortir bagi bagian personalia. Seringkali perusahaan mensyaratkan penulisan kode tertentu di amplop lamaran. Kode dibuat karena posisi yang ada tidak hanya satu posisi saja. Kode tersebut dicantumkan dengan maksud penyortiran. Hampir dipastikan tidak dituliskannya kode akan membuat lamaran disisihkan, karena bisa saja yang menangani lamaran untuk masing–masing posisi berbeda.
d. Riwayat pendidikan,
Riwayat pendidikan ditulis dari pendidikan yang paling rendah menuju pendidikan tertinggi atau sebaliknya. Cantumkan tahun mulai masuk sampai selesai. Selisih antara tahun menunjukkan berapa lama pelamar menyelesaikan suatu jenjang pendidikan.
e. Riwayat pekerjaan ( bila ada )
Sama dengan riwayat pendidikan, bila Anda pernah bekerja sebelumnya, cantumkan riwayat pekerjaan Anda dari terlama sampai terbaru atau sebaliknya. Cantumkan pula alasan mengapa berhenti. Ingat, semakin banyak pengalaman bukan berarti catatan pegawai semakin bagus, bahkan mungkin sebnaliknya karena selalu berganti–ganti pekerjaan dalam waktu relatif singkat menunjukkan seorang pelamar bersifat pembosan .
f. Kemampuan lain yang dimiliki ( bila ada )
Kemampuan lain dapat berupa kemampuan olahraga, pengalaman berorganisasi, atau keahlian lain yang dipandang menambah kredit point pelamar. Kemampuan berolahraga memang tidak berhubungan langsung dengan produktivitas kerja. Tetapi seringkali sebuah perusahaan mempunyai klub olahraga tertentu sebagai media promosi perusahaan. Pada perusahaan seperti itu, pencantuman prestasi olahraga dapat menimbulkan nilai positif.
g. Referensi ( bila ada dan Anda memandang pihak pemberi referensi mempunyai pengaruh terhadap pengambilan keputusan )
Sebelum seorang pelamar menulis seorang pihak atau lembaga sebagai referens, ada beberapa hal yang harus diyakinkan. Kemungkinan isi referens yang diberikan. Kedua, pengaruh kredibilitas pemberi referensi terhadap pengaruh pengambilan keputusan. Bila Anda merasa yakin kedua–duanya mempunyai nilai positif, baru referensi diberikan.
Poin d,e,f, dan g pada uraian di atas biasanya dicantumkan dalam daftar riwayat hidup ( curriculum vitae ). Ada dua penulisan dalam daftar riwayat hidup pada seluruh lamaran. Cara pertama adalah dengan mencantumkan bersama surat lamaran, sementara cara kedua adalah dengan mencantumkan dalam lembar tersendiri. Pencantuman tersendiri biasanya lebih dipilih karena pihak penyeleksi seringkali hanya melihat daftar riwayat hidup karena lebih ringkas. Secara aturan memang tidak benar, tetapi dalam praktek sering dilakukan karena dalam daftar riwayat hiduplah digambarkan kemampuan pelamar secara lengkap.
Contoh Kasus :
Di harian Kompas, edisi 15 Juni 2002 tercantum iklan lowongan pekerjaan :
Dicari seorang staf personalia, umur 20 – 25 tahun, energik, mampu bekerja dengan tim. Pendidikan serendah–rendahnya DIII, menguasai komputer, dan bahasa Inggris minimum pasif, dan menguasai peraturan ketenagakerjaan. Kemampuan berbahasa Jepang diutamakan. Bersedia ditempatkan di Jakarta, Lampung, dan Batam. Alamatkan surat lamaran Anda ke P.O.BOX 3577, Jakarta 12560 selambat–lambatnya dua minggu setelah iklan ini. Cantumkan kode SP di pojok kiri lamaran.
Dari hal tersebut hal seharusnya pelamar lakukan di antaranya :
1. Paling baik pelamar menulis surat lamaran dalam bahas Jepang, bila tidak dapat baru bahasa Inggris. Penulisan lamaran dalam bahasa Indonesia karena perkuliahan kita membahas korespondensi bahasa Indonesia. Ingat dalam iklan seperti tersebut di atas menulis surat dalam bahasa Indonesia membuat kredit poin Anda bernilai minus.
2. Cantumkan pemahaman pelamar menganai ketenagkerjaan. Cantumkan pengalaman menangani permasalahn sejenis, atau mata kuliah yang berhubungan dengan hal itu, dan kemauan untuk belajar.
3. Cantumkan kode SP di pojok kiri amplop surat lamaran.
4. Merupakan nilai positif bila pelamar mencantumkan pilihan lokasi dari berbagai alternatif yang ada beserta alasannya. Penulisan alasan dengan maksud memberikan nilai positif.
5. Mengirimkan surat lamaran secepatnya, pilihan media penyampaian yang paling cepat seperti kilat pos khusus, dan sejenisnya. Yakinkan bahwa surat tidak sampai ke pihak perusahaan tidak sampai dua minggu setelah iklan di muat.
Contoh Daftar Riwayat Hidup :
Daftar Riwayat Hidup
Yang bertanda tangan di bawah ini , saya :
Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl lahir : Jakarta, 11 Jnauari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Kopm. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 021.849-2299
Umur : 20 Tahun
Status : Belum Menikah
Agama : Islam
Menerangkan dengan sesngguhnya, bahwa :
A. Riwayat Pendidikan :
1997 – 1999 Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Profesi ( LP3I ), Jakarta.
Jurusan Senior Office Management.
1993 – 1996 SMA Negeri 81, Jakarta Timur, Jurusan Ilmu Pengetahuan Sosial.
1990 – 1993 SMP Negeri 222, Ceger, Jakarta Timur.
1984 – 1990 SD Negeri 34 Petang, Lubang Buaya, Jakarta Timur.
B. Pengalaman Kerja :
1996 – 1997 Bekerja Sebagai Staf Administrasi Personalia PT. kencanaWungu, Jln. A. Yani No. 15, Bekasi, Telp 889-4577, berhenti Karen ingin melanjutkan studi.
C. Pengalaman Berorganisasi :
1992 – 1993 Ketua OSIS di SMA Negeri 81, Jakarta
D. Catatan Lain :
1. Referensi Bapak Nico Hermanto, Manajer Personalia PT Kencana Wungu, Jln. A. Yani No.15, Bekasi, Telp 889-4577.
2. Melihat pilihan tempat yang Bapak / Ibu berikan, saya bersedia ditempatkan di pilihan tempat yang Bapak/Ibu berikan, tetapi bila diperkenankan memilih, saya memilih di Batam karena banyak famili bekerja di sana.
Demikian Daftar Riwayat Hidup ini saya buat dengan sebenarnya, agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 15 Juni 2002
Yang menyatakan,
Yunita Septiani
Contoh surat lamaran pekerjaan yang bersumber dari informasi teman, saudara atau relasi :
Denpasar, 26 Juni 2002
Yth. Manager Personalia Grand Hyatt Hotel
Jalan MH. Thamrin Kav 2 – 4
Jakarta Pusat
Hal : Permohonan Kerja Sebagai Junior Secretary
Dengan hormat,
Berdasarkan inforamsi yang saya terima dari salah seorang teman, bahwa di Grand Hyatt Hotel sedang membutuhkan beberapa tenaga kerja untuk beberapa bagian. Oleh karena itu saya sangat tertarik dan bermaksud mengajukan permohoan kerja sebagai Junior Secretary.
Adapun kualifikasi tentang diri saya adalah sebagai berikut :
Nama : Priyanka Hanum Viacenza
Tempat dan tanggal lahir : Denpasar, 26 Juni 1980
Alamat : Jalan Untung Suropati No. 13 RT. 018 RW. 05,
Bandulu Denpasar, Bali 23463 Telepon : 543980
Pendidikan terakhir : Diploma II sekretaris, LP3I Denpasar
Sebagai bahan informasi Bapak, bahwa saya telah menguasai bahasa Inggris, baik oral maupun written dan menguasai satu bahasa asing lainnya yakni bahasa Spanyol dan menguasai pengoperasian komputer windows 98, excel dan power point serta pernah magang kerja selama 6 ( enam ) bulan di Nusa Dua Beach sebagai junior secretary.
Bersama surat permohonan kerja ini, saya lampirkan berkas–berkas yang bersesuaian dengan posisi yang saya lamar sebagai bahan pertimbangan Bapak.
Saya sangat mengharap kabar baik selanjutnya dari perusahaan Bapak dan bila perlu saya siap untuk ditest dan diwawancara, terima kasih.
Hormat saya,
Priyanka Hanum Viacenza
Pelamar
Contoh suratlamaran pekerjaan yang bersumber dari iklan tenaga kerja :
15 Juni 2002
Yth. Bapak / Ibu Manager Personalia
P.O.BOX 3577, Jkt 12560
Jakarta
Hal : Lamran Pekerjaan
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya :
Nama : Yunita Septiani
Tempat / tgl. lahir : Jakarta, 11 Jnauari 1979
Alamat : Jln. Cemara No. 15, Kopm. Wisma Ratu,
Jati Makmur, Pondok Gede, Bekasi 17423
Telepon : 8492299
Berdasrkan iklan yang Bapak / Ibu pasang di Harian Kompas, edisi 15 Juni 2002. perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin membutuhkan tenaga staf personalia. Sehubungan dengan hal tersebut, bila persyaratan yang Bapak / Ibu syaratkan dapat saya penuhi, saya bermaksud mengisi lowongan pekerjaan tersebut.
Bersama surat ini saya lampirkan Daftar Riwayat Hidup dan berkas–berkas lain yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan Bapak / Ibu dalam mengambil keputusan. Besar harapan saya untuk dapat beketja di perushaan yang Bapak / Ibu pimpin, dan atas perhatian yang Bapak / Ibu berikan, saya ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Yunita Septiani
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Contoh-contoh.
4. Latihan.
5. Penugasan.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
Kerjakan latihan soal berikut ini dengan singkat, jelas, dan benar ! Bacalah dengan teliti soal sebelum menjawabnya. Tanyakan soal yang belum jelas kepada dosen Anda !
1. Pada hari ini Anda telah lulus kuliah di LP3I dan mulai mencari pekerjaan. Dari relasi Anda, Bapak Asep Kartadireja, di perushaan tempat beliau bekerja PT. Risomix, Jln. Daan Mogot Km 15, Jakarta Barat, membutuhkan tenaga staf administrasi. Anda diminta untuk menghubungi dan membuat lamaran melalui Ibu Eki Prameswari, HRD di sana secepatnya takut posisi tersebut sudah diisi oleh pelamar lain. Buatlah surat lamaran untuk kasus tersebut !
2. Pada hari ini Anda telah lulus kuliah di LP3I dan mulai mencari pekerjaan. Di papan pengumuman di LP3I, dicantumkan pengumuman dibutuhkan tenaga administrasi bagian marketing PT. Rido Jaya Sentosa, Jln. Jenderal Suidirman Kav 23/505, Jakarta Pusat. Lamaran ditujukan kepada Bapak Alex Kumara, Manajer Personalia di sana. Lamaran dikirimkan paling lambat satu minggu setelah pemasangan pengumuman tersebut. Buatlah iklan untuk lowongan pekerjaan tersebut !
Sabtu, 25 April 2009
Penyusunan Proposal
I. Pokok Bahasan : Penyusunan Proposal
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Tata cara merencanakan proposal.
2. Struktur isi proposal, nama kegiatan, dasar pemikiran.
3. Tujuan dan memfaat kegiatan.
4. Ruang lingkup kegiatan.
5. Waktu dan tempat kegiatan.
6. Penyelenggaraan kegiatan.
7. Anggaran biaya kegiatan.
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar terampil menyusun proposal.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
1. Tata cara merencanakan proposal.
2. Struktur isi proposal, nama kegiatan, dasar pemikiran.
3. Tujuan dan memfaat kegiatan.
4. Ruang lingkup kegiatan.
5. Waktu dan tempat kegiatan.
6. Penyelenggaraan kegiatan.
7. Anggaran biaya kegiatan.
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Tata cara merencanakan proposal.
2. Struktur isi proposal, nama kegiatan, dasar pemikiran.
3. Tujuan dan memfaat kegiatan.
4. Ruang lingkup kegiatan.
5. Waktu dan tempat kegiatan.
6. Penyelenggaraan kegiatan.
7. Anggaran biaya kegiatan.
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar terampil menyusun proposal.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
1. Tata cara merencanakan proposal.
2. Struktur isi proposal, nama kegiatan, dasar pemikiran.
3. Tujuan dan memfaat kegiatan.
4. Ruang lingkup kegiatan.
5. Waktu dan tempat kegiatan.
6. Penyelenggaraan kegiatan.
7. Anggaran biaya kegiatan.
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
Catatan Rapat / Notula
I. Pokok Bahasan : Catatan Rapat / Notula
II. Sub Pokok Bahasan :
A. Pengertian Notula
B. Pemahaman Rapat
C. Cara Pembuatan Notula
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun notula.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
A. Pengertian Notula
Notula adalah catatan tentang rapat yang telah dijalankan, sedangkan orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen. Notula dibuat setelah rapat dilakukan Dilihat dari proses terjadinya, maka pembuat notula harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Biasanya pembuatan notula diserahkan kepada sekretaris atau dapat pula pihak lain yang ditunjuk. Pembuat notula biasa disebut dengan notulis.
Pembuat notula harus dapat bersifat obyektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan–gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat. Tanggung jawab penulisan notula menjadi tanggung jawab notulis, sementara tanggung jawab isi ada pada pemimpin rapat. Merupakan tindakan yang bijaksana,bila sebelum menandatangani notula seorang pemimpin rapat membaca terlebih dahulu secara teliti.
B. Pemahaman Rapat
Pemahaman rapat merupakan pengetahuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang penulis. Pemahaman rapat tidak hanya pada jalannya rapat tetapi juga mengenai tujuan, materi, keanggotaan rapat, acara rapat, dan sejenisnya. Dilihat dari tujuan diadakannya rapat, rapat dapat dibagi :
a. Rapat informatif atau penjelasan ( information meeting )
Rapat informatif adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan informasi kepada peserta rapat. Jenis rapat ini banyak dilakukan untuk menjelaskan kebijaksanaan pimpinan, pemberian informasi mengenai peraturan baru, dan sejenisnya. Dalam rapat jenis ini ada pihak dalam posisi supervisor sementara pihak lainnya inferior.
b. Rapat pemecahan masalah ( problem solving meeting )
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang diadakan untuk memecahkan suatu masalah yang terjadi. Masalah perlu dipecahkan bersama dengan alasan masalah tersebut terlalu berat sehingga memerlukan pendapat pihak lain, atau memang memerlukan koordinasi dengan pihak lain, sehingga mau tidak mau harus dirapatkan. Dilihat dari definisi tersebut, jenis rapat ini dapat dilakukan antara atasan bawahan atau pegawai dalam tingkat yang sejajar.
c. Rapat perundingan ( negotiation meeting )
Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukan dua pihak atau lebih dengan tujuan untuk memecahkan masalah bersama. Rapat perundingan dapat dilakukan antara pribadi dengan pribadi, pribadi dengan kelompok, atau kelompok dengan kelompok. Perbedaan antara jenis rapat ini dengan rapat pemecahan masalah adalah pada materi dan kedudukan peserta rapat. Materi rapat perundingan merupakan masalah semua pihak yang terkait dalam rapat, sementara rapat pemecahan masalah, materi rapat mungkin merupakan masalah satu pihak saja. Kedudukan peserta rapat pemecahan masalah dapat sejajar dapat pula tidak, sementara dalam rapat perundingan, kedudukan peserta rapat relatif sejajar.
Dilihat dari sifatnya, rapat dapat dibagi :
1. Rapat formal
Rapat formal atau rapat resmi adalah rapat yang diadakan untuk acara– acara resmi. Rapat ini banyak dilakukan untuk membicarakan masalah kedinasan dan ketatanegaraan. Rapat ini direncanakan dan dilaksanakan dengan aturan–aturan yang telah disepakati oleh suatu lembaga.
2. Rapat informal
Rapat informal atau rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan untuk membicarakan masalah pribadi atau keluarga. Rapat ini diadakan tanpa aturan yang ketat dari pesertanya. Contoh jenis rapat ini yang sering dilakukan adalah rapat keluarga untuk membicarakan seorang anggota keluarga yang akan menikah.
3. Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi. Rapat ini banyak digunakan untuk membicarakan masalah– masalah yang bersifat tidak rahasia. Bahkan, untuk menampung peserta rapat yang banyak, rapat terbuka sering diadakan di lapangan terbuka. Contoh, rapat terbuka partai X.
4. Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang hanya boleh diikuti oleh sebagian kecil anggota organisasi. Rapat ini biasanya bersifat rahasia dan membicarakan masalah–masalah yang sensitif.
Dilihat dari jangka waktunya, rapat dapat dibagi :
1. Rapat harian
2. Rapat mingguan
3. Rapat bulanan
4. Rapat semesteran ( setengah tahun ), dan
5. Rapat tahunan
Dilihat dari pesertanya, rapat dibagi :
a. Rapat intern
Rapat intern adalah rapat yang dilakukan untuk kalangan dalam organisasi sendiri.
b. Rapat ekstern
Rapat ekstern adalah rapat yang dilakukan untuk dengan kalangan luar organisasi.
Sementara dilihat keanggotaan rapat, anggota rapat terdiri dari :
1. Ketua rapat
Ketua rapat adalah pihak yang bertanggung jawab terhadap rapat. Biasanya ketua rapat adalah pimpinan organisasi atau orang yang dituakan pada rapat formal.
2. Moderator
Moderator adalah orang yang berperan sebagai pengatur rapat agar rapat berjalan sebagaimana mestinya. Moderator harus orang yang menguasai forum sehingga dapat mengarahkan rapat bila rapat sudah menyeleweng dari pembicaraan semula. Moderator bertugas membuka dan menutup rapat, dan memimpin jalannya rapat.
3. Notulis
Notulis adalah orang yang mencatat jalannya rapat. Seorang notulis yang baik harus mampu meringkas pembicaraan rapat tanpa mengurangi isi dari rapat tersebut.
4. Peserta rapat
Peserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuah rapat. Seringkali untuk rapat–rapat tertentu pemimpin, moderator, dan notulis berfungsi sekaligus sebagai peserta rapat. Ada beberapa rapat yang memperbolehkan rapat peserta memberikan sumbangan saran, sementara rapat yang lain fungsi peserta rapat hanya sebagai pengamat.
C. Cara Pembuatan Notula
Notula dibuat sejak rapat dimulai dan diharapkan selesai tidak lama setelah rapat selesai. Paling tidak setelah rapat selesai sudah jadi dalam bentuk kasar ( draf ). Setelah notula selesai, notulis harus meminta tanda tangan pada ketua rapat sebagai bukti sahnya sebuah notula. Notula yang dibuat tanpa persetujuan ketua rapat tidak diakui sebagai notula yang sah.
Hal – hal yang harus dicantumkan dalam notula agar dapat menggambarkan jalannya sebuah rapat antara lain :
1. Nama, jabatan, dan jumlah peserta yang hadir.
2. Tempat, tanggal, dan waktu dimulai dan diakhirinya sebuah rapat.
3. Pendapat atau saran dari peserta rapat, dan
4. Hasil rapat atau keputusan rapat.
NOTULA RAPAT BAGIAN PEMASARAN PT SERASA MIE
Hari / tanggal : Selasa, 15 Juni 2002
Tempat : Ruang Kepala Bagian Pemasaran ( R 305 )
Sifat rapat : Rapat Rutin
Waktu : 08.00 – 12.00 WIB
Peserta rapat :
1. Kurnia Sandi ( Kepala Bagian Pemasaran )
2. Endang Kurniati ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah I )
3. Malik Marzuki ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah II )
4. Ahmad Subagya ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah III )
5. Ricko Hartanto ( Sekretaris )
Pemimpin rapat : Kurnia Sandi ( Kepala Bagian Pemasaran )
Moderator : Biyan Kartadireja ( Wakil Kepala Pemasaran )
Notulis : Evi Susanti ( Sekretaris )
Acara rapat:
1. Pembukaan
2. Laporan masing–masing wilayah
3. Analisis permasalahan wilayah
4. Tanya jawab
5. Penutup
AGENDA RAPAT DAN KEPUTUSAN RAPAT
1. Wilayah I
a. Permasalahan
Permasalahan wilayah I adalah pemasaran tidak sesuai target. Target pemasaran naik 15 % dari bulan sebelumnya sementara pencapaian hanya 12,5 %. Ibu Endang Kurniati berpendapat, bahwa penurunan ini dikarenakan adanya bencana alam pada minggu terakhir sebelum laporan dibuat, beliau yakin, bila tidak ada permasalahan tersebut, target pamasaran dapat dicapai.
c. Pemcahan masalah
Bapak Kurnia Sandi memaklumi alasan tidak tercapainya target pemasaran, beliau memutuskan target pemasaran untuk bulan berikutnya menjadi 17,5 %. Bila hal itu dapat dicapai beliau akan memberikan bonus khusus 50 % lebih tinggi daripada bonus normal.
2. Wilayah II
a. Permasalahan
Target pemasaran tercapai, tetapi pasar sudah jenuh. Menurut perkiraan Bapak Malik Marzuki kemungkinan besar target bulan depan bila masih sama tidak akan tercapai. Beliau meminta saran kepada forum rapat untuk mengatasi masalah tersebut.
b. Penyelesaian
Setelah diadakan perundingan, forum rapat memutuskan mengutus Bapak Biyan Kartaredja ( Wakil Kepala Bagian Pemasaran ) untuk mendampingi Bapak Malik Marzuki mengidentifikasi faktor–faktor kejenuhan pasar. Hasil identifikasi dibicarakan pada rapat bulan yang akan datang.
3. Wilayah III
Tidak ada masalah melampaui target. Bulan yang akan datang target dinaikkan 15 %. Diberikan bonus khusus karena tiga kali berturut–turut mencapai target. Bonus diberikan 2 % dari angka penjualan.
4. Wilayah IV
Tidak ada masalah khusus, target pemasaran terlampui, tetapi Bapak Ricko Hartanto belum berani menambah jumlah target karena masih relatif baru memegang posisi ini. Forum menyetujui usulan beliau.
Catatan khusus :
1. Bapak Kurnia Sandi memberi tugas khusus kepada Bapak Akhmad Subagya dan Ibu Endang Kurniati untuk membuat inovasi produk baru. Inovasi tersebut diberikan paling lambat tiga minggu setelah rapat bulanan ini dan dibicarakan pada rapat bulan berikutnya.
2. Pada rapat bulan yang akan datang Bapak Kurnia Sandi mendapatkan tugas lawatan ke Jepang, sehingga beliau menugaskan wakilnya, Bapak Biyan Kartaredja untuk menggantikannya.
Jakarta, 15 Juni 2002
Mengetahui :
Ketua Rapat, Notulis,
Kurnia Sandi Evi Kurniati
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan
4. Penugasan.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
Anda bekerja di Kuncala Jaya Building, Jln. Gatot Subroto Kav. 56, Jakarta Pusat. Perusahaan tempat Anda bekerja bergerak dalam bidang pengelolaan gedung dan perkentoran. Salah satu gedung yang dikelolanya adalah Mulya Sentosa Building dengan alamat yang sama. Pada hari ini perusahaan tempat Anda bekerja mengadakan rapat yang merundingkan dampak krisis terhadap tingkat hunian gedung. Rapat dihadiri oleh bapak Amirullah, Kepala Bagian Keuangan, Sita Andriani Kepala Bagian Perawatan, Yunus Sentosa, Publik Relation, Sugondo Raharjo, Kepala Bagian Personalia, dan Anda sendiri dengan posisi Staf Bagian Pemasaran. Rapat dipimpin oleh Direktur Utama dengan Moderator Sita Andriani. Rapat dimulai pukul 08.00 – 13.00 WIB. Buatlah notula rapat untuk pembicaraan rapat berikut ini.
Moderator :
“ Selamat pagi, terima kasih atas kehadiran Bapak dan Ibu tepat pada waktunya. Rapat hari ini membicarakn dampak krisis moneter terhadap kita. Untuk membicarakan masalah tersebut, maka kami mohon bapak Amirullah untuk memberikan gambaran permasalahan yang kita hadapi. “
Direktur Utama :
“ Terima kasih, permasalahan yang kita hadapi adalah penurunan tingkat hunian dari 90 % menjadi 75 %, permasalahan tersebut sangat mengganggu dikarenakan ada kecenderungan yang makin menurun. Kami ingin mendapatkan gambaran permasalahan langsung dari Bagian Pemasaran. Mohon saudari Rita Efendi menjelaskan masalah kita !”
Kabag Pemasaran :
“ Terima kasih, permasalahan kita yang paling mendasar adalah pembayaran kita yang menggunakan perhitungan dollar Amerika. Dengan krisis ini membuat tarif kita tidak kompetitif lagi. Bila kita hendak mempertahankan tingkat hunian seperti semula, maka saya mengusulkan beberapa perubahan strategi pemasaran; pertama penggunaan rupiah sebagai standar pembayaran, kedua, pemberian discount 25 % - 50 %, ketiga pemberian happy independent day, gratis 2 bulan untuk pembayaran satu tahun sewa. Alternatif tersebut telah kami berikan kepada peserta rapat dua hari sebelum rapat ini. Untuk itu kami mohon tanggapan.
Moderator :
“ Terima kasih atas pemaparan masalah yang kita hadapi mungkin Bapak, Ibu mempunyai tanggapan terhadap masalah yang kita hadapi ini ?”
Kabag Keuangan :
“ Setelah kami analisis usulan yang saudari Rita kemukakan, dalam perhitungan keuangan kelihatannya alternatif kedua yang paling relevan. Memang dengan potongan tersebut profit margin kita menjadi sangat kecil sehingga kelihatannya tidak mungkin untuk memberikan bonus dan THR untuk tahun ini. Bahkan dari perhitungan kami, bila discount diberikan 50 %, kemungkinan besar kita terpaksa harus melakukan PHK untuk 15 % karyawan kita, tingkat ideal pemberian discount adalah 30 %.
Moderator :
“ Mohon bapak Direktur Utama memberikan tanggapan terhadap solusi tersebut.”
Direktur Utama :
“ Setelah saya perhitungkan memang kelihatannya pemecahan masalah tersebut yang paling rasional. Mohon bagian publik relations membuat format publisitas untuk iklan ini, Bagian porsonalia berikan surat edaran kepada pegawai terhadap permasalahan kita. Bahan-bahan tersebut diserahkan kepada saya satu minggu lagi, kita adakan rapat dua minggu yang akan datang. Saudara moderator, silahkan.”
Moderator :
“ Terima kasih, mungkin ada usulan lain ?”
Kabag Perawatan :
“ Terima kasih. Memang usulan kami yakin tidak popular. Dampak terhadap krisis ini membuat harga-harga untuk perlengkapan maintenance naik 200 % - 300 % , dengan terpaksa sekali, kami mohon anggaran untuk kegiatan tersebut dinaikkan 10 % untuk menjaga mutu pelayanan kita.”
Moderator :
“ Bagiaman tanggapan bagian keuangan ?”
Kabag Keuangan :
“ Kelihatannya kenaikan anggaran 100 % tidak mungkin menurut perhitungan kami, kenaikan hanya diberikan sebesar 20 %.”
Direktur Utama :
“ Maaf sekali kenaikan anggaran 20 % merupakan jumlah maksimum yang dapat kita berikan. Mohon saudara kabag perawatan memberikan proposal anggaran dua hari lagi. Rapat untuk hari ini selesai . moderator, silakan !”
Moderator :
“ Terima kasih, dengan ini rapat selesai, notula rapat dan jadwal rapat berikutnya akan kami kirimkan satu jam setelah rapat selasai. Selamat siang.”
II. Sub Pokok Bahasan :
A. Pengertian Notula
B. Pemahaman Rapat
C. Cara Pembuatan Notula
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun notula.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
A. Pengertian Notula
Notula adalah catatan tentang rapat yang telah dijalankan, sedangkan orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen. Notula dibuat setelah rapat dilakukan Dilihat dari proses terjadinya, maka pembuat notula harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Biasanya pembuatan notula diserahkan kepada sekretaris atau dapat pula pihak lain yang ditunjuk. Pembuat notula biasa disebut dengan notulis.
Pembuat notula harus dapat bersifat obyektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan–gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat. Tanggung jawab penulisan notula menjadi tanggung jawab notulis, sementara tanggung jawab isi ada pada pemimpin rapat. Merupakan tindakan yang bijaksana,bila sebelum menandatangani notula seorang pemimpin rapat membaca terlebih dahulu secara teliti.
B. Pemahaman Rapat
Pemahaman rapat merupakan pengetahuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang penulis. Pemahaman rapat tidak hanya pada jalannya rapat tetapi juga mengenai tujuan, materi, keanggotaan rapat, acara rapat, dan sejenisnya. Dilihat dari tujuan diadakannya rapat, rapat dapat dibagi :
a. Rapat informatif atau penjelasan ( information meeting )
Rapat informatif adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan informasi kepada peserta rapat. Jenis rapat ini banyak dilakukan untuk menjelaskan kebijaksanaan pimpinan, pemberian informasi mengenai peraturan baru, dan sejenisnya. Dalam rapat jenis ini ada pihak dalam posisi supervisor sementara pihak lainnya inferior.
b. Rapat pemecahan masalah ( problem solving meeting )
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang diadakan untuk memecahkan suatu masalah yang terjadi. Masalah perlu dipecahkan bersama dengan alasan masalah tersebut terlalu berat sehingga memerlukan pendapat pihak lain, atau memang memerlukan koordinasi dengan pihak lain, sehingga mau tidak mau harus dirapatkan. Dilihat dari definisi tersebut, jenis rapat ini dapat dilakukan antara atasan bawahan atau pegawai dalam tingkat yang sejajar.
c. Rapat perundingan ( negotiation meeting )
Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukan dua pihak atau lebih dengan tujuan untuk memecahkan masalah bersama. Rapat perundingan dapat dilakukan antara pribadi dengan pribadi, pribadi dengan kelompok, atau kelompok dengan kelompok. Perbedaan antara jenis rapat ini dengan rapat pemecahan masalah adalah pada materi dan kedudukan peserta rapat. Materi rapat perundingan merupakan masalah semua pihak yang terkait dalam rapat, sementara rapat pemecahan masalah, materi rapat mungkin merupakan masalah satu pihak saja. Kedudukan peserta rapat pemecahan masalah dapat sejajar dapat pula tidak, sementara dalam rapat perundingan, kedudukan peserta rapat relatif sejajar.
Dilihat dari sifatnya, rapat dapat dibagi :
1. Rapat formal
Rapat formal atau rapat resmi adalah rapat yang diadakan untuk acara– acara resmi. Rapat ini banyak dilakukan untuk membicarakan masalah kedinasan dan ketatanegaraan. Rapat ini direncanakan dan dilaksanakan dengan aturan–aturan yang telah disepakati oleh suatu lembaga.
2. Rapat informal
Rapat informal atau rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan untuk membicarakan masalah pribadi atau keluarga. Rapat ini diadakan tanpa aturan yang ketat dari pesertanya. Contoh jenis rapat ini yang sering dilakukan adalah rapat keluarga untuk membicarakan seorang anggota keluarga yang akan menikah.
3. Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi. Rapat ini banyak digunakan untuk membicarakan masalah– masalah yang bersifat tidak rahasia. Bahkan, untuk menampung peserta rapat yang banyak, rapat terbuka sering diadakan di lapangan terbuka. Contoh, rapat terbuka partai X.
4. Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang hanya boleh diikuti oleh sebagian kecil anggota organisasi. Rapat ini biasanya bersifat rahasia dan membicarakan masalah–masalah yang sensitif.
Dilihat dari jangka waktunya, rapat dapat dibagi :
1. Rapat harian
2. Rapat mingguan
3. Rapat bulanan
4. Rapat semesteran ( setengah tahun ), dan
5. Rapat tahunan
Dilihat dari pesertanya, rapat dibagi :
a. Rapat intern
Rapat intern adalah rapat yang dilakukan untuk kalangan dalam organisasi sendiri.
b. Rapat ekstern
Rapat ekstern adalah rapat yang dilakukan untuk dengan kalangan luar organisasi.
Sementara dilihat keanggotaan rapat, anggota rapat terdiri dari :
1. Ketua rapat
Ketua rapat adalah pihak yang bertanggung jawab terhadap rapat. Biasanya ketua rapat adalah pimpinan organisasi atau orang yang dituakan pada rapat formal.
2. Moderator
Moderator adalah orang yang berperan sebagai pengatur rapat agar rapat berjalan sebagaimana mestinya. Moderator harus orang yang menguasai forum sehingga dapat mengarahkan rapat bila rapat sudah menyeleweng dari pembicaraan semula. Moderator bertugas membuka dan menutup rapat, dan memimpin jalannya rapat.
3. Notulis
Notulis adalah orang yang mencatat jalannya rapat. Seorang notulis yang baik harus mampu meringkas pembicaraan rapat tanpa mengurangi isi dari rapat tersebut.
4. Peserta rapat
Peserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuah rapat. Seringkali untuk rapat–rapat tertentu pemimpin, moderator, dan notulis berfungsi sekaligus sebagai peserta rapat. Ada beberapa rapat yang memperbolehkan rapat peserta memberikan sumbangan saran, sementara rapat yang lain fungsi peserta rapat hanya sebagai pengamat.
C. Cara Pembuatan Notula
Notula dibuat sejak rapat dimulai dan diharapkan selesai tidak lama setelah rapat selesai. Paling tidak setelah rapat selesai sudah jadi dalam bentuk kasar ( draf ). Setelah notula selesai, notulis harus meminta tanda tangan pada ketua rapat sebagai bukti sahnya sebuah notula. Notula yang dibuat tanpa persetujuan ketua rapat tidak diakui sebagai notula yang sah.
Hal – hal yang harus dicantumkan dalam notula agar dapat menggambarkan jalannya sebuah rapat antara lain :
1. Nama, jabatan, dan jumlah peserta yang hadir.
2. Tempat, tanggal, dan waktu dimulai dan diakhirinya sebuah rapat.
3. Pendapat atau saran dari peserta rapat, dan
4. Hasil rapat atau keputusan rapat.
NOTULA RAPAT BAGIAN PEMASARAN PT SERASA MIE
Hari / tanggal : Selasa, 15 Juni 2002
Tempat : Ruang Kepala Bagian Pemasaran ( R 305 )
Sifat rapat : Rapat Rutin
Waktu : 08.00 – 12.00 WIB
Peserta rapat :
1. Kurnia Sandi ( Kepala Bagian Pemasaran )
2. Endang Kurniati ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah I )
3. Malik Marzuki ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah II )
4. Ahmad Subagya ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah III )
5. Ricko Hartanto ( Sekretaris )
Pemimpin rapat : Kurnia Sandi ( Kepala Bagian Pemasaran )
Moderator : Biyan Kartadireja ( Wakil Kepala Pemasaran )
Notulis : Evi Susanti ( Sekretaris )
Acara rapat:
1. Pembukaan
2. Laporan masing–masing wilayah
3. Analisis permasalahan wilayah
4. Tanya jawab
5. Penutup
AGENDA RAPAT DAN KEPUTUSAN RAPAT
1. Wilayah I
a. Permasalahan
Permasalahan wilayah I adalah pemasaran tidak sesuai target. Target pemasaran naik 15 % dari bulan sebelumnya sementara pencapaian hanya 12,5 %. Ibu Endang Kurniati berpendapat, bahwa penurunan ini dikarenakan adanya bencana alam pada minggu terakhir sebelum laporan dibuat, beliau yakin, bila tidak ada permasalahan tersebut, target pamasaran dapat dicapai.
c. Pemcahan masalah
Bapak Kurnia Sandi memaklumi alasan tidak tercapainya target pemasaran, beliau memutuskan target pemasaran untuk bulan berikutnya menjadi 17,5 %. Bila hal itu dapat dicapai beliau akan memberikan bonus khusus 50 % lebih tinggi daripada bonus normal.
2. Wilayah II
a. Permasalahan
Target pemasaran tercapai, tetapi pasar sudah jenuh. Menurut perkiraan Bapak Malik Marzuki kemungkinan besar target bulan depan bila masih sama tidak akan tercapai. Beliau meminta saran kepada forum rapat untuk mengatasi masalah tersebut.
b. Penyelesaian
Setelah diadakan perundingan, forum rapat memutuskan mengutus Bapak Biyan Kartaredja ( Wakil Kepala Bagian Pemasaran ) untuk mendampingi Bapak Malik Marzuki mengidentifikasi faktor–faktor kejenuhan pasar. Hasil identifikasi dibicarakan pada rapat bulan yang akan datang.
3. Wilayah III
Tidak ada masalah melampaui target. Bulan yang akan datang target dinaikkan 15 %. Diberikan bonus khusus karena tiga kali berturut–turut mencapai target. Bonus diberikan 2 % dari angka penjualan.
4. Wilayah IV
Tidak ada masalah khusus, target pemasaran terlampui, tetapi Bapak Ricko Hartanto belum berani menambah jumlah target karena masih relatif baru memegang posisi ini. Forum menyetujui usulan beliau.
Catatan khusus :
1. Bapak Kurnia Sandi memberi tugas khusus kepada Bapak Akhmad Subagya dan Ibu Endang Kurniati untuk membuat inovasi produk baru. Inovasi tersebut diberikan paling lambat tiga minggu setelah rapat bulanan ini dan dibicarakan pada rapat bulan berikutnya.
2. Pada rapat bulan yang akan datang Bapak Kurnia Sandi mendapatkan tugas lawatan ke Jepang, sehingga beliau menugaskan wakilnya, Bapak Biyan Kartaredja untuk menggantikannya.
Jakarta, 15 Juni 2002
Mengetahui :
Ketua Rapat, Notulis,
Kurnia Sandi Evi Kurniati
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan
4. Penugasan.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
Anda bekerja di Kuncala Jaya Building, Jln. Gatot Subroto Kav. 56, Jakarta Pusat. Perusahaan tempat Anda bekerja bergerak dalam bidang pengelolaan gedung dan perkentoran. Salah satu gedung yang dikelolanya adalah Mulya Sentosa Building dengan alamat yang sama. Pada hari ini perusahaan tempat Anda bekerja mengadakan rapat yang merundingkan dampak krisis terhadap tingkat hunian gedung. Rapat dihadiri oleh bapak Amirullah, Kepala Bagian Keuangan, Sita Andriani Kepala Bagian Perawatan, Yunus Sentosa, Publik Relation, Sugondo Raharjo, Kepala Bagian Personalia, dan Anda sendiri dengan posisi Staf Bagian Pemasaran. Rapat dipimpin oleh Direktur Utama dengan Moderator Sita Andriani. Rapat dimulai pukul 08.00 – 13.00 WIB. Buatlah notula rapat untuk pembicaraan rapat berikut ini.
Moderator :
“ Selamat pagi, terima kasih atas kehadiran Bapak dan Ibu tepat pada waktunya. Rapat hari ini membicarakn dampak krisis moneter terhadap kita. Untuk membicarakan masalah tersebut, maka kami mohon bapak Amirullah untuk memberikan gambaran permasalahan yang kita hadapi. “
Direktur Utama :
“ Terima kasih, permasalahan yang kita hadapi adalah penurunan tingkat hunian dari 90 % menjadi 75 %, permasalahan tersebut sangat mengganggu dikarenakan ada kecenderungan yang makin menurun. Kami ingin mendapatkan gambaran permasalahan langsung dari Bagian Pemasaran. Mohon saudari Rita Efendi menjelaskan masalah kita !”
Kabag Pemasaran :
“ Terima kasih, permasalahan kita yang paling mendasar adalah pembayaran kita yang menggunakan perhitungan dollar Amerika. Dengan krisis ini membuat tarif kita tidak kompetitif lagi. Bila kita hendak mempertahankan tingkat hunian seperti semula, maka saya mengusulkan beberapa perubahan strategi pemasaran; pertama penggunaan rupiah sebagai standar pembayaran, kedua, pemberian discount 25 % - 50 %, ketiga pemberian happy independent day, gratis 2 bulan untuk pembayaran satu tahun sewa. Alternatif tersebut telah kami berikan kepada peserta rapat dua hari sebelum rapat ini. Untuk itu kami mohon tanggapan.
Moderator :
“ Terima kasih atas pemaparan masalah yang kita hadapi mungkin Bapak, Ibu mempunyai tanggapan terhadap masalah yang kita hadapi ini ?”
Kabag Keuangan :
“ Setelah kami analisis usulan yang saudari Rita kemukakan, dalam perhitungan keuangan kelihatannya alternatif kedua yang paling relevan. Memang dengan potongan tersebut profit margin kita menjadi sangat kecil sehingga kelihatannya tidak mungkin untuk memberikan bonus dan THR untuk tahun ini. Bahkan dari perhitungan kami, bila discount diberikan 50 %, kemungkinan besar kita terpaksa harus melakukan PHK untuk 15 % karyawan kita, tingkat ideal pemberian discount adalah 30 %.
Moderator :
“ Mohon bapak Direktur Utama memberikan tanggapan terhadap solusi tersebut.”
Direktur Utama :
“ Setelah saya perhitungkan memang kelihatannya pemecahan masalah tersebut yang paling rasional. Mohon bagian publik relations membuat format publisitas untuk iklan ini, Bagian porsonalia berikan surat edaran kepada pegawai terhadap permasalahan kita. Bahan-bahan tersebut diserahkan kepada saya satu minggu lagi, kita adakan rapat dua minggu yang akan datang. Saudara moderator, silahkan.”
Moderator :
“ Terima kasih, mungkin ada usulan lain ?”
Kabag Perawatan :
“ Terima kasih. Memang usulan kami yakin tidak popular. Dampak terhadap krisis ini membuat harga-harga untuk perlengkapan maintenance naik 200 % - 300 % , dengan terpaksa sekali, kami mohon anggaran untuk kegiatan tersebut dinaikkan 10 % untuk menjaga mutu pelayanan kita.”
Moderator :
“ Bagiaman tanggapan bagian keuangan ?”
Kabag Keuangan :
“ Kelihatannya kenaikan anggaran 100 % tidak mungkin menurut perhitungan kami, kenaikan hanya diberikan sebesar 20 %.”
Direktur Utama :
“ Maaf sekali kenaikan anggaran 20 % merupakan jumlah maksimum yang dapat kita berikan. Mohon saudara kabag perawatan memberikan proposal anggaran dua hari lagi. Rapat untuk hari ini selesai . moderator, silakan !”
Moderator :
“ Terima kasih, dengan ini rapat selesai, notula rapat dan jadwal rapat berikutnya akan kami kirimkan satu jam setelah rapat selasai. Selamat siang.”
Penyusunan Laporan
I. Pokok Bahasan : Penyusunan Laporan
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian, fungsi, dan syarat laporan.
2. Jenis laporan.
3. Penyusunan laporan.
4. Pokok-pokok isi laporan.
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan dapat membuat laporan.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
A. Pengertian Laporan
Laporan adalah informasi yang diberikan oleh bawahan kepada atasan karena dasar tertentu. Dilihat dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa laporan dibuat oleh pihak yang lebih rendah. Dasar penulisan bermacam– macam dapat berupa tugas, kewajiban, tanggung jawab, perintah, dan sejenisnya.
Sebuah laporan yang baik harus dibuat dengan memenuhi kriteria–kriteria tertentu di antaranya adalah obyektif, singkat, jelas, up to date, dan dapat dipertanggungjawabkan. Obyektif artinya tidak dibuat atas dasar kepentingan pembuatnya. Walaupun keobjektifan sebuah laporan itu sangat sulit dilakukan. Karena bagaimanapun perasaan penulis terlibat, tetap harus diusahakan semaksimal mungkin. Cara yang paling tepat adalah dengan membuat kriteria pengukuran berdasarkan angka–angka tertentu ( kuantitatif ) seperti satuan penghitungan dari 0 – 100, 1 – 10. dan sejeninya atau kriteria seperti hasil perkuliahan seperti A,B,C,D, dan E dan sejenisnya. Kriteria pengukuran kategori seperti baik, cukup, sedang, dan kurang menimbulkan kesalahan penafsiran. Contoh, mobil itu bagus. Kriteria bagus bagi orang yang mempunyai mobil baru dan orang yang baru mempunyai mobil terhadap kebagusan suatu mobil jelas sangat berbeda.
Singkat ( simple ), artinya hanya mencantumkan hal–hal pokok saja. Bila karena data pendukungnya banyak terpaksa laporan harus panjang, maka sebaiknya laporan dibuat dalam dua jenis. Satu jenis laporan berisi resume atau ringkasan laporan, sementara satu jenis lagi laporan lengkap. Resume laporan dibuat untuk mengetahui isi ringkas laporan sementara laporan lengkap berisi seluruh data pendukung diperuntukkan bagi pembaca yang ingin membaca laporan secara rinci dan lengkap.
Jelas ( clear ), artinya tidak bermakna atau penafsiran ganda. Jelas di sini lebih menekankan pada penggunaan bahasa. Penulis laporan hendaknya memahami benar kaidah penulisan dalam bahasa baku. Pemahaman tersebut sangat diperlukan agar kesimpulan, pendapat dan analisis yang dibuatnya tidak bermakna ganda. Bahasa yang baik akan menghasilkan kalimat yang dihasilkan sesuai dengan apa yang dipikirkan oleh pembuatnya.
Tidak kedaluwarsa ( up to date ) berarti tidak kedaluwarsa atau ketinggalan jaman. Perkembangan ilmu dan teknologi yang begitu pesat menyebabkan arus informasi berkembang pesat pula. Pembuatan laporan pun tidak ketinggalan. Laporan yang baik harus didukung oleh data akurat dan tidak ketinggalan. Pembuat laporan harus memberikan data terbaru sebelum laporan selesai. Pengetahuan sumber–sumber informasi terbaru sangat mendukung pembuatan laporan up to date.
Dapat dipertanggungjawabkan ( responsibel ), artinya laporan didukung oleh data–data akurat bukan hanya rekaan. Bagaimanapun laporan menunjukkan tingkat krdibilitas pembuatnya sehingga pembuatan laporan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan hanya akan mencoreng nama baik pembuatnya. Tanggung jawab bukan hanya materi laporan, tetapi juga tanggung jawab terhadap pihak–pihak yang terkait dengan laporan.
B. Jenis–jenis Laporan
Jenis–jenis laporan dapat dilihat dari berbagai segi seperti isinya, waktu pembuatannya, bentuk, cara penyampaian, dan dari sumber informasinya. Dilihat dari segi isinya, laporan dapat dibedakan :
a.Laporan informatif ( information report )
Laporan informatif adalah laporan yang berisi hasil pengamatan dari pembuatan laporan. Laporan jenis ini penulis laporan tidak memasukkan pendapat maupun analisisnya. Contoh : Laporan Hasil Pelaksanaan Pemilu 2004.
b.Laporan rekomendasi ( recommendation report )
Laporan rekomendasi adalah laporan yang berisi hasil pengamatan dan pendapat penulis mengenai kejadian tersebut. Pendapat tersebut dapat berupa rekomendasi tertentu. Contoh, Laporan Hasil Pemilu 2004 dan Permasalahan yang Dihadapi.
c.Laporan analisis ( analysis report )
Laporan analisis adalah laporan yang berisi mengenai pengamatan, pendapat, dan perkiraan penulis untuk masalah yang sama di masa yang akan datang. Contoh, Laporan Gerakan Reformasi di Indonesia 2004 dan Prospek di Masa yang akan Datang.
d.Laporan pertanggungjawaban ( responsibility report )
Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang dibuat karena seseorang atau pihak diberi tugas tertentu. Laporan pertanggungjawaban dibuat pada waktu pelasanaan tugas selesai. Contoh, Laporan Peringatan 17 Agustus 2002 di RT 12 RW 01, Kel. Cilandak Timur. Pasar Minggu, Jakarta Selatan.
e.Laporan kelaykaan ( feasibility report )
Laporan kelayakan adalah laporan yang berisi kesesuaian pihak yang dinilai dengan standar penilaian tertentu yang diberikan oleh seorang / badan setelah melakukan pengamatan dan penelitian tertentu. Contoh, Laporan Kelayakan Pemberian Kredit, PT. Indorama Jakarta Persada, Jln. Raya Pasar Minggu No. 43, Jakarta Selatan.
Dilihat dari waktu pembuatannya, laporan dapat dibedakan :
a.Laporan rutin ( rouitine report )
Laporan rutin adalah laporan yang dibuat rutin atau selalu setiap jangka waktu tertentu. Laporan rutin dapat berupa laporan harian, mingguan, bulanan, tahunan, dan sebagainya. Laporan rutin juga dapat berupa kejadian rutin atau tetap seperti laporan penerimaan mahasiswa baru pada suatu lembaga atau kampus, laporan keuangan pada perusahaan, dan sejenisnya.
b.Laporan khusus ( special report )
Laporan khusus adalah laporan yang dibuat karena khusus yang tidak terjadi pada situasi normal. Contoh, Laporan Gempa Bumi di Liwa, Lampung Selatan, Lampung Tahun 1997.
Dilihat dari segi penyampaiannya, laporan dapat dibedakan :
a.Laporan lisan
Laporan lisan adalah laporan yang dilakukan dengan bahasa verbal ( lewat ucapan ). Laporan jenis ini biasanya diberikan untuk pelaksanaan tugas sederhana. Contoh, laporan supir mengapa mengantarkan barang kepada konsumen terlambat.
b.Laporan tertulis
Laporan tertulis adalah laporan yang dibuat secara tertulis. Laporan ini biasanya diberikan untuk perintah yang kompleks dan rinci, jangka waktu pelaksanaannya lama, dan menyangkut banyak orang. Untuk jenis perintah ini pemberian laporan secara lisan tidak tepat karena sulit untuk dipelajari oleh penerimanya.
Dilihat dari sumber informasinya laporan dibagi menjadi :
a.Laporan dari sumber informasi primer
Adalah laporan yang dibuat berdasarkan tangan pertama sumber data. Contoh, Kebiasaan dan Adat Istiadat Suku Baduy, Pengamatan Sekilas 1999.
b.Laporan dari sumber informasi skunder
Adalah laporan yang dibuat berdasarkan informasi pihak ketiga. Laporan Piala Dunia 1998. Analisis Berita Koran 1999.
C.SISTEMATIKA PEMBUATAN LAPORAN
Sebelum membahas mengenai sistematika pembuatan laporan, perlu dipahami cara pemberian kode terlebih dahulu. Pemberian kode sangat perlu agar pembaca mudah memahami isi laporan dan sebagai pembatas antara satu bagian dengan bagian yang lain. Secara umum kode dibagi menjadi tiga yaitu :
a.Kode Angka,
Adalah kode yang dibuat dari angka–angka tertentu
Contoh :
I. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
1.1.1.Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja
1.1.2.Kinerja Departemen Tenaga Kerja Tahun 1989 – 1999
1.2.Alasan Pemilihan Judul
1.3.Ruang Lingkup Masalah
II. MASALAH PENGANGGURAN DI INDONESIA
2.1.Jenis–jenis Pengangguran
2.2.Sebab–sebab Pengangguran
2.3.Cara Mengatasi Pengangguran
b.Kode Huruf
Adalah kode yang dibuat dengan huruf tertentu baik latin, arab, maupun romawi.
Contoh :
A. PENDAHULUAN
a.Latar Belakang Masalah
i.Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja
ii.Kinerja Departemen Tenaga Kerja Tahun 1989 – 1999
b.Alasan Pemilihan Judul
c.Ruang Lingkup Masalah
B. MASALAH PENGANGGURAN DI INDPNESIA
a.Jenis–jenis Pengangguran
b.Sebab–sebab Pengangguran
c.Cara Mengatasi Pengangguran
c.Kode Gabungan
Adalah kode yang dibuat dengan gabungan antara huruf dan angka tertentu atau sebaliknya.
Contoh :
A. PENDAHULUAN
A.1.Latar Belakang Masalah
A.1.1.Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja
A.1.2.Kinerja Departemen Tenaga Kerja Tahun 1989 – 1999
A.2.Alasan Pemilihan Judul
A.3.Ruang Lingkup Masalah
B. MASALAH PENGANGGURAN DI INDPNESIA
B.1.Jenis–jenis Pengangguran
B.2.Sebab–sebab Pengangguran
B.3.Cara Mengatasi Pengangguran
Setelah mempelajari cara pemberian kode, tahap berikutnya adalah memahami sistematika penulisan laporan. Sistematika adalah urutan atau rangkaian berdasarkan urutan tertentu. Sistematika akan memudahkan pembaca laporan memahami isi laporan sekaligus dapat mencerminkan kemampuan penulisnya. Secara umum sistematika penulisan laporan dapat dibagi menjadi empat, yaitu :
a.Judul
Judul laporan berisi mengenai nama laporan, tempat kegiatan yang dilaporkan berada, nama orang atau pihak pembuat dan jabatannya, tahun pembuatan, dan nama penerbitannya ( jika diterbitkan ). Contoh, Laporan Perkembangan Hasil Belajar Siswa Jurusan Sekretaris Tahun Ajaran 1998 / 1999. Disusun oleh Dra. Euis Winarti, Ketua Jurusan Sekretaris, LP3I Cabang Kramata, Jakarta, 1999.
b.Pendahuluan
Pendahuluan sebenarnya sudah merupakan bagian dari isi laporan. Pendahuluan berfungsi sebagai pengantar sebelum sampai pada isi laporan sebenarnya. Pendahuluan biasanya berisi dasar pembuatan laporan, cara pembuatan laporan, dan ruang lingkup atau batasan laporan.
Dasar pembuatan laporan merupakan alasan apa yang membuat suatu laporan harus dibuat. Dasar pembuatan laporan dapat berasal dari peraturan, tugas, surat keputusan, peraturan perundang–undangan. Cara pembuatan laporan dapat berupa metode atau cara laporan dibuat atau cara pengumpulan data dilakukan. Cara pembuatan laporan dibuat untuk menilai tingkat kepercayaan laporan. Ruang lingkup laporan merupakan pagar yang membatasi laporan agar punya batasan yang jelas. Ruang lingkup menunjukkan cakupan laporan.
c.Isi Laporan
Isi laporan merupakan inti dari permasalahan yang ingin dijabarkan. Agar isi laporan dapat sahih ( dapat dipertanggungjawabkan ), maka seharusnya isi laporan diisi pula dengan data–data pendukung. Data pendukung dapat berupa foto ( untuk kegiatan ), bon, faktur, kwitansi ( untuk pembayaran ), bukti fisik ( untuk kriminal ), berita acara ( untuk penyerahan barang ), dan sejenisnya.
Isi laporan biasanya dibagi duabagian, disesuaikan dengan jenis laporannya. Bagian pertama berisi pemaparan fakta, sementara bagian lainnya berisi pertanggungjawaban, analisis, dan opini dari pembuatnya. Pembagian menjadi dua bagian sangat penting karena akan lebih memudahkan pembacaan dan penganalisisan laporan.
d.Penutup
Isi laporan biasanya berupa tiga hal yaitu kesimpulan, kritik dan saran serta lampiran. Kesimpulan berisi ringkasan dari isi laporan, kritik dan saran diberikan khusus untuk jenis laporan selain laporan informatif, yaitu berisi mengenai pendapat penulis mengenai hasil kesimpulan. Lampiran berisi mengenai data–data pendukung.
Contoh kasus pembuatan laporan :
Evi Rosita berdasarkan rapat Karang Taruna Indah Sari ditunjuk sebagai Ketua Panitia Peringatan 17 Agustus di Kelurahan Cilandak Barat. Setelah acara tersebut selesai ia memberikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan acara. Buatlah laporan untuk kasus tersebut !
Contoh laporan pertanggung jawaban :
Laporan Pertanggungjawaban Acara Peringatan Hari Kemerdekaan 17 Agustus 2002 di Kelurahan Cilandak Barat
Laporan Ini Disusun oleh Panitia Acara Hari Kemerdekaan sebagai Pertanggungjawaban Panitia dalam Penyelenggaraan Acara 2002
A. PENDAHULUAN
A.1.Latar Belakang Masalah
Berdasarkan rapat yang dilakukan tanggal 15 Juli 2002 yang bertempat di Sekretariat Karang Taruna Indah Sari telah diputuskan susunan kepengurusan Panitia Pelaksanaan Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia Tahun 2002. Adapun susunan kepengurusan hasil musyawarah tersebut adalah :
Pelindung : Bapak H. Isnaeni ( Lurah Cilandak Barat )
Ketua Panitia : Evi Rosita
Wakil Ketua : Rustanto Raharjo
Sekretaris : Lusy Retnowati
Bendahara : Ricka Avrianti
Sie Keamanan :
Purwoko
Gentho Raharjo
Sie Acara :
Kristin Natalia
Julius Atmaja
Sie Perlengkapan :
Kustanto
Abel Manurung
Sie Umum :
Gendut Haryanto
Ridwan Manaf
Panitia tersebut telah bertugas mulai dibentuknya susunan kepengurusan hingga saat ini. Karena acara tersebut merupakan acara umum maka di pandang perlu untuk menyusun laporan ini sebagai wujud pertanggungjawaban panitia. Tim penyusun berharap agar pembaca dapat memberikan masukan terhadap laporan ini demi perbaikan acara di masa yang akan datang.
A.2.Cara Penulisan Laporan
Laporan ini disusun berdasarkan laporan per seksi, setiap seksi mendapatkan anggaran sesuai proposal yang diberikan sebelumnya. Bersama laporan ini kami lampirkan proposal anggaran dan acara per seksi.
A.3.Ruang Lingkup Laporan
Laporan ini membatasi masalah pada segi anggaran dan penggunaan dana. Laporan pelaksanaan acara secara detail ditulis pada bagian lain berdasarkan hasil kerja per seksi.
B. ISI LAPORAN
B.1.Laporan Setiap Kegiatan
Kegiatan di acara peringatan hari kemerdekaan RI ke–53 Tahun 2002 adalah sebagai berikut :
B.1.1. Bhakti Sosial
Acara bhakti sosial dilakukan dengan membersihkan lingkungan jalan di Kelurahan Cilandak Barat, membersihkan dan mengecat rumah ibadah, dan membangun pos jaga.Perincian anggaran untuk masing–masing acara tersebut adalah :
Anggaran Acara Bhakti Sosial :
No Jenis Anggaran Rencana Anggaran
Pelaksanaan
Saldo
1. Kebersihan lingkungan Rp 900.000,00 Rp 800.000,00 Rp 100.000,00
2. Membersihkan rumah
ibadah Rp 750.000,00 Rp 800.000,00 Rp 50.000,00
3. Membangun pos jaga Rp 2.500.000,00 Rp 2.250.500,00 Rp 250.000,00
Jumlah Rp 4.150.000,00 Rp 3.850.000,00 Rp 300.000,00
B.1.2. Santunan Anak Yatim
Santunan anak yatim diberikan 4 ( empat ) Rukun Warga ( RW ) masing–masing RW 01, RW 03, RW 05, dan RW 06. Penentuan jumlah RW yang diberikan sumbangan diputuskan dalam rapat terdahulu dengan pertimbangan RW lain sudah mampu atau sudah mendapatkan pada acara tahun sebelumnya. Perincian anggaran untuk masing–masing RW adalah :
Anggaran Santunan Anak Yatim :
No Jenis Anggaran Rencana Anggaran
Pelaksanaan
Saldo
1. RW 01 Rp 750.000,00 Rp 750.000,00 0,00
2. RW 03 Rp 750.000,00 Rp 750.000,00 0,00
3. RW 05 Rp 750.000,00 Rp 750.000,00 0,00
4. RW 06 Rp 750.000,00 Rp 650.000,00 Rp 100.000,00
Jumlah Rp 3.000.000,00 Rp 2.900.000,00 Rp 100.000,00
Catatan : Rincian penggunaan dana terlampir.
B.1.3.Malam Apresiasi Seni
Malam apresiasi seni dilakukan dengan maksud menampung aspirasi kaum muda untuk menyalurkan bakat seni yang dimilikinya dalam jalur yang positif dan memberikan hiburan kepada masyarakat. Malam aspresiasi seni dilakukan dalam pertunjukan yang dilakukan per RW. Masing–masing RW diberikan dana Rp. 500.000,00. Total 10 RW sehingga total anggaran Rp 5.000.000,00 ( lima juta rupiah ). Penggunaan dana diserahkan pada tiap–tiap RW.
B.2.Analisis Panitia Per Kegiatan
B.2.1.Acara Bhakti Sosial
Acara bhakti sosial mempunyai manfaat yang besar sekali, terbukti dari tanggapan anggota masyarakat yang sangat mendukung acara ini. Panitia berharap untuk acara di tahun berikutnya hari pelaksanaan bhakti sosial ditambah satu hari yaitu Sabtu dan Minggu untuk memberikan pilihan kepada warga dan anggaran di tambah dengan renovasi sarana umum. Untuk itu diperlukan dana iuran bulanan dari masing–masing warga. Pelaksanaan bhakti sosial sebaiknya dilakukan dua kali setahun.
B.2.2.Santunan Anak Yatim
Menurut analisis panitia pelaksanaan. Anggaran untuk jenis kegiatan ini perlu ditambah dan mekanisme perlu diubah. Pemberian santunan harus diberikan merata setiap RW. Kecuali RW tersebut mengajukan usulan penurunan dana santunan karena memandang warganya relatif mampu. Persamaan tersebut dilakukan agar semua RW mendapat perhatian yang sama.
B.2.3.Acara Malam Apresiasi Seni
Acara malam apresiasi seni memerlukan beberapa perubahan. Perubahan tersebut baik dari format acara maupun penggunaan dana. Hal itu terpaksa dilakukan karena begitu banyaknya aspirasi warga terhadap format acara. Terutama dari golongan tua dan muda. Dari segi format terutama mengenai bentuk acaranya. Kaum muda menginginkan acara pentas musik dangdut dan musik modern lainnya. Sementara golongan tua mengharapkan acara keroncong dan wayang. Panitia berharap pada pelaksanaan tahun berikutnya mempertimbangkan hal ini.
Sementara dari segi anggaran banyak pihak yang meminta agar dikurangi. Sisa hasil pengurangan tersebut dialokasikan untuk santunan anak yatim. Penitia memandang pertimbangan tersebut sangat positif sehingga perlu dipertimbangkan dalam kepanitiaan berikutnya.
C. PENUTUP
C.1.Kesimpulan
Dari evaluasi perencanaan dan pelaksanaan acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 berkesimpulan :
1.Secara umum berlangsung sukses sesuai dengan rencana. Walaupun pada beberapa jenis perlu adanya perbaikan.
2.Karjasama dan rasa tanggung jawab warga cukup tinggi hal ini terlihat dari partisipasi mereka baik dari segi moril maupun finansial.
C.2. Kritik dan Saran
C.2.1.Kritik
Kritik panitia pelaksana terhadap perencanaan dan pelaksanaan acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 di antaranya :
1.Perencanaan harusnya dilakukan paling lambat dua bulan sebelum acara dimulai untuk menghindari ketergesaan penyusunan dan pelaksanaan acara.
2.Puncak acara dilakukan bergilir antar RW agar terjadi azas persamaan.
3.Panitia pelaksana ( Panpel ) diberikan per RW dan dilakukan secara bergilir agar masing–masing RW mempunyai rasa memiliki.
C.2.2.Saran
Saran panitia pelaksana terhadap perencanaan dan pelaksanaan acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 di antaranya :
1.Acara, terutama bhakti sosial dan santunan anak yatim perlu dilakukan lebih sering lagi, karena mempunyai manfaat yang baik bagi warga.
2.Perlunya koordinasi yang lebih baik antara panitia dan warga hingga meminimumkan kesalahpahaman.
C.2.3. Lampira-lampiran pada laporan ini adalah :
1.Proposal Acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 di Kelurahan Cilandak Barat.
2.Penggunaan anggaran per acara.
3.Bon, kwitansi, dan faktur pendukung penggunaan anggaran.
4.Proposal untuk acara tahun berikutnya.
Jakarta, 20 Agustus 2002
Sekretaris, Ketua Panitia,
Lusi Retnowati Evi Rosita
Mengetahui :
Lurah Cilandak Barat,
H. Isnaeni
D. Latihan :
Kerjakan latihan–latihan berikut ini secara singkat, jelas, dan benar ! Bacalah soal baik-baik sebelum mengerjakan ! Tanyakanlah hal-hal yang belum jelas kepada dosen Anda. Hal-hal yang tidak terdapat dalam soal dapat Anda kerjakan sendiri dengan tetap berpedoman pada kaidah penulisan surat yang baik !
1.Anda bekerja sebgai seorang sekertaris di PT Sun Jaya Mega Sentosa, Jln Pramuka Kav. 15 Jakarta Pusat. Perusahaan tempat Anda bekerja mempunyai tiga cabang yaitu cabang Semarang,. Medan, dan Balikpapan. Pada hari ini Anda telah selesai mendapingi pimpinan Anda yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota meninjau perkembangan usaha di cabang Semarang selama tiga hari. Hal-hal apakah yang harus Anda camtumkan bila Anda diminta untuk membuatkan laporan perjalanan dinasnya, Buatlah laporan perjalanan dinas atasan Anda !
2.Anda bekerja sebagai seorang sekretaris di PT Sunex Glass Pratama, Kawasan Industri Pulo Gedung Jln. Pulo Raya No. 34 Jakarta Timur. Salah satu tugas Anda adalah mengelola kas kecil untuk keperluan pimpinan Anda. Hal-hal apa sajakah yang harus Anda cantumkan dalam menyusun laporan penggunaan kas tersebut? Buatlah laporan penggunaan kas kecil !
3.Buatlah laporan kegiatan harian Anda seminggu terakhir ini !
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian, fungsi, dan syarat laporan.
2. Jenis laporan.
3. Penyusunan laporan.
4. Pokok-pokok isi laporan.
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan dapat membuat laporan.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
A. Pengertian Laporan
Laporan adalah informasi yang diberikan oleh bawahan kepada atasan karena dasar tertentu. Dilihat dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan, bahwa laporan dibuat oleh pihak yang lebih rendah. Dasar penulisan bermacam– macam dapat berupa tugas, kewajiban, tanggung jawab, perintah, dan sejenisnya.
Sebuah laporan yang baik harus dibuat dengan memenuhi kriteria–kriteria tertentu di antaranya adalah obyektif, singkat, jelas, up to date, dan dapat dipertanggungjawabkan. Obyektif artinya tidak dibuat atas dasar kepentingan pembuatnya. Walaupun keobjektifan sebuah laporan itu sangat sulit dilakukan. Karena bagaimanapun perasaan penulis terlibat, tetap harus diusahakan semaksimal mungkin. Cara yang paling tepat adalah dengan membuat kriteria pengukuran berdasarkan angka–angka tertentu ( kuantitatif ) seperti satuan penghitungan dari 0 – 100, 1 – 10. dan sejeninya atau kriteria seperti hasil perkuliahan seperti A,B,C,D, dan E dan sejenisnya. Kriteria pengukuran kategori seperti baik, cukup, sedang, dan kurang menimbulkan kesalahan penafsiran. Contoh, mobil itu bagus. Kriteria bagus bagi orang yang mempunyai mobil baru dan orang yang baru mempunyai mobil terhadap kebagusan suatu mobil jelas sangat berbeda.
Singkat ( simple ), artinya hanya mencantumkan hal–hal pokok saja. Bila karena data pendukungnya banyak terpaksa laporan harus panjang, maka sebaiknya laporan dibuat dalam dua jenis. Satu jenis laporan berisi resume atau ringkasan laporan, sementara satu jenis lagi laporan lengkap. Resume laporan dibuat untuk mengetahui isi ringkas laporan sementara laporan lengkap berisi seluruh data pendukung diperuntukkan bagi pembaca yang ingin membaca laporan secara rinci dan lengkap.
Jelas ( clear ), artinya tidak bermakna atau penafsiran ganda. Jelas di sini lebih menekankan pada penggunaan bahasa. Penulis laporan hendaknya memahami benar kaidah penulisan dalam bahasa baku. Pemahaman tersebut sangat diperlukan agar kesimpulan, pendapat dan analisis yang dibuatnya tidak bermakna ganda. Bahasa yang baik akan menghasilkan kalimat yang dihasilkan sesuai dengan apa yang dipikirkan oleh pembuatnya.
Tidak kedaluwarsa ( up to date ) berarti tidak kedaluwarsa atau ketinggalan jaman. Perkembangan ilmu dan teknologi yang begitu pesat menyebabkan arus informasi berkembang pesat pula. Pembuatan laporan pun tidak ketinggalan. Laporan yang baik harus didukung oleh data akurat dan tidak ketinggalan. Pembuat laporan harus memberikan data terbaru sebelum laporan selesai. Pengetahuan sumber–sumber informasi terbaru sangat mendukung pembuatan laporan up to date.
Dapat dipertanggungjawabkan ( responsibel ), artinya laporan didukung oleh data–data akurat bukan hanya rekaan. Bagaimanapun laporan menunjukkan tingkat krdibilitas pembuatnya sehingga pembuatan laporan yang tidak dapat dipertanggungjawabkan hanya akan mencoreng nama baik pembuatnya. Tanggung jawab bukan hanya materi laporan, tetapi juga tanggung jawab terhadap pihak–pihak yang terkait dengan laporan.
B. Jenis–jenis Laporan
Jenis–jenis laporan dapat dilihat dari berbagai segi seperti isinya, waktu pembuatannya, bentuk, cara penyampaian, dan dari sumber informasinya. Dilihat dari segi isinya, laporan dapat dibedakan :
a.Laporan informatif ( information report )
Laporan informatif adalah laporan yang berisi hasil pengamatan dari pembuatan laporan. Laporan jenis ini penulis laporan tidak memasukkan pendapat maupun analisisnya. Contoh : Laporan Hasil Pelaksanaan Pemilu 2004.
b.Laporan rekomendasi ( recommendation report )
Laporan rekomendasi adalah laporan yang berisi hasil pengamatan dan pendapat penulis mengenai kejadian tersebut. Pendapat tersebut dapat berupa rekomendasi tertentu. Contoh, Laporan Hasil Pemilu 2004 dan Permasalahan yang Dihadapi.
c.Laporan analisis ( analysis report )
Laporan analisis adalah laporan yang berisi mengenai pengamatan, pendapat, dan perkiraan penulis untuk masalah yang sama di masa yang akan datang. Contoh, Laporan Gerakan Reformasi di Indonesia 2004 dan Prospek di Masa yang akan Datang.
d.Laporan pertanggungjawaban ( responsibility report )
Laporan pertanggungjawaban adalah laporan yang dibuat karena seseorang atau pihak diberi tugas tertentu. Laporan pertanggungjawaban dibuat pada waktu pelasanaan tugas selesai. Contoh, Laporan Peringatan 17 Agustus 2002 di RT 12 RW 01, Kel. Cilandak Timur. Pasar Minggu, Jakarta Selatan.
e.Laporan kelaykaan ( feasibility report )
Laporan kelayakan adalah laporan yang berisi kesesuaian pihak yang dinilai dengan standar penilaian tertentu yang diberikan oleh seorang / badan setelah melakukan pengamatan dan penelitian tertentu. Contoh, Laporan Kelayakan Pemberian Kredit, PT. Indorama Jakarta Persada, Jln. Raya Pasar Minggu No. 43, Jakarta Selatan.
Dilihat dari waktu pembuatannya, laporan dapat dibedakan :
a.Laporan rutin ( rouitine report )
Laporan rutin adalah laporan yang dibuat rutin atau selalu setiap jangka waktu tertentu. Laporan rutin dapat berupa laporan harian, mingguan, bulanan, tahunan, dan sebagainya. Laporan rutin juga dapat berupa kejadian rutin atau tetap seperti laporan penerimaan mahasiswa baru pada suatu lembaga atau kampus, laporan keuangan pada perusahaan, dan sejenisnya.
b.Laporan khusus ( special report )
Laporan khusus adalah laporan yang dibuat karena khusus yang tidak terjadi pada situasi normal. Contoh, Laporan Gempa Bumi di Liwa, Lampung Selatan, Lampung Tahun 1997.
Dilihat dari segi penyampaiannya, laporan dapat dibedakan :
a.Laporan lisan
Laporan lisan adalah laporan yang dilakukan dengan bahasa verbal ( lewat ucapan ). Laporan jenis ini biasanya diberikan untuk pelaksanaan tugas sederhana. Contoh, laporan supir mengapa mengantarkan barang kepada konsumen terlambat.
b.Laporan tertulis
Laporan tertulis adalah laporan yang dibuat secara tertulis. Laporan ini biasanya diberikan untuk perintah yang kompleks dan rinci, jangka waktu pelaksanaannya lama, dan menyangkut banyak orang. Untuk jenis perintah ini pemberian laporan secara lisan tidak tepat karena sulit untuk dipelajari oleh penerimanya.
Dilihat dari sumber informasinya laporan dibagi menjadi :
a.Laporan dari sumber informasi primer
Adalah laporan yang dibuat berdasarkan tangan pertama sumber data. Contoh, Kebiasaan dan Adat Istiadat Suku Baduy, Pengamatan Sekilas 1999.
b.Laporan dari sumber informasi skunder
Adalah laporan yang dibuat berdasarkan informasi pihak ketiga. Laporan Piala Dunia 1998. Analisis Berita Koran 1999.
C.SISTEMATIKA PEMBUATAN LAPORAN
Sebelum membahas mengenai sistematika pembuatan laporan, perlu dipahami cara pemberian kode terlebih dahulu. Pemberian kode sangat perlu agar pembaca mudah memahami isi laporan dan sebagai pembatas antara satu bagian dengan bagian yang lain. Secara umum kode dibagi menjadi tiga yaitu :
a.Kode Angka,
Adalah kode yang dibuat dari angka–angka tertentu
Contoh :
I. PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang Masalah
1.1.1.Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja
1.1.2.Kinerja Departemen Tenaga Kerja Tahun 1989 – 1999
1.2.Alasan Pemilihan Judul
1.3.Ruang Lingkup Masalah
II. MASALAH PENGANGGURAN DI INDONESIA
2.1.Jenis–jenis Pengangguran
2.2.Sebab–sebab Pengangguran
2.3.Cara Mengatasi Pengangguran
b.Kode Huruf
Adalah kode yang dibuat dengan huruf tertentu baik latin, arab, maupun romawi.
Contoh :
A. PENDAHULUAN
a.Latar Belakang Masalah
i.Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja
ii.Kinerja Departemen Tenaga Kerja Tahun 1989 – 1999
b.Alasan Pemilihan Judul
c.Ruang Lingkup Masalah
B. MASALAH PENGANGGURAN DI INDPNESIA
a.Jenis–jenis Pengangguran
b.Sebab–sebab Pengangguran
c.Cara Mengatasi Pengangguran
c.Kode Gabungan
Adalah kode yang dibuat dengan gabungan antara huruf dan angka tertentu atau sebaliknya.
Contoh :
A. PENDAHULUAN
A.1.Latar Belakang Masalah
A.1.1.Sejarah Singkat Departemen Tenaga Kerja
A.1.2.Kinerja Departemen Tenaga Kerja Tahun 1989 – 1999
A.2.Alasan Pemilihan Judul
A.3.Ruang Lingkup Masalah
B. MASALAH PENGANGGURAN DI INDPNESIA
B.1.Jenis–jenis Pengangguran
B.2.Sebab–sebab Pengangguran
B.3.Cara Mengatasi Pengangguran
Setelah mempelajari cara pemberian kode, tahap berikutnya adalah memahami sistematika penulisan laporan. Sistematika adalah urutan atau rangkaian berdasarkan urutan tertentu. Sistematika akan memudahkan pembaca laporan memahami isi laporan sekaligus dapat mencerminkan kemampuan penulisnya. Secara umum sistematika penulisan laporan dapat dibagi menjadi empat, yaitu :
a.Judul
Judul laporan berisi mengenai nama laporan, tempat kegiatan yang dilaporkan berada, nama orang atau pihak pembuat dan jabatannya, tahun pembuatan, dan nama penerbitannya ( jika diterbitkan ). Contoh, Laporan Perkembangan Hasil Belajar Siswa Jurusan Sekretaris Tahun Ajaran 1998 / 1999. Disusun oleh Dra. Euis Winarti, Ketua Jurusan Sekretaris, LP3I Cabang Kramata, Jakarta, 1999.
b.Pendahuluan
Pendahuluan sebenarnya sudah merupakan bagian dari isi laporan. Pendahuluan berfungsi sebagai pengantar sebelum sampai pada isi laporan sebenarnya. Pendahuluan biasanya berisi dasar pembuatan laporan, cara pembuatan laporan, dan ruang lingkup atau batasan laporan.
Dasar pembuatan laporan merupakan alasan apa yang membuat suatu laporan harus dibuat. Dasar pembuatan laporan dapat berasal dari peraturan, tugas, surat keputusan, peraturan perundang–undangan. Cara pembuatan laporan dapat berupa metode atau cara laporan dibuat atau cara pengumpulan data dilakukan. Cara pembuatan laporan dibuat untuk menilai tingkat kepercayaan laporan. Ruang lingkup laporan merupakan pagar yang membatasi laporan agar punya batasan yang jelas. Ruang lingkup menunjukkan cakupan laporan.
c.Isi Laporan
Isi laporan merupakan inti dari permasalahan yang ingin dijabarkan. Agar isi laporan dapat sahih ( dapat dipertanggungjawabkan ), maka seharusnya isi laporan diisi pula dengan data–data pendukung. Data pendukung dapat berupa foto ( untuk kegiatan ), bon, faktur, kwitansi ( untuk pembayaran ), bukti fisik ( untuk kriminal ), berita acara ( untuk penyerahan barang ), dan sejenisnya.
Isi laporan biasanya dibagi duabagian, disesuaikan dengan jenis laporannya. Bagian pertama berisi pemaparan fakta, sementara bagian lainnya berisi pertanggungjawaban, analisis, dan opini dari pembuatnya. Pembagian menjadi dua bagian sangat penting karena akan lebih memudahkan pembacaan dan penganalisisan laporan.
d.Penutup
Isi laporan biasanya berupa tiga hal yaitu kesimpulan, kritik dan saran serta lampiran. Kesimpulan berisi ringkasan dari isi laporan, kritik dan saran diberikan khusus untuk jenis laporan selain laporan informatif, yaitu berisi mengenai pendapat penulis mengenai hasil kesimpulan. Lampiran berisi mengenai data–data pendukung.
Contoh kasus pembuatan laporan :
Evi Rosita berdasarkan rapat Karang Taruna Indah Sari ditunjuk sebagai Ketua Panitia Peringatan 17 Agustus di Kelurahan Cilandak Barat. Setelah acara tersebut selesai ia memberikan laporan pertanggungjawaban pelaksanaan acara. Buatlah laporan untuk kasus tersebut !
Contoh laporan pertanggung jawaban :
Laporan Pertanggungjawaban Acara Peringatan Hari Kemerdekaan 17 Agustus 2002 di Kelurahan Cilandak Barat
Laporan Ini Disusun oleh Panitia Acara Hari Kemerdekaan sebagai Pertanggungjawaban Panitia dalam Penyelenggaraan Acara 2002
A. PENDAHULUAN
A.1.Latar Belakang Masalah
Berdasarkan rapat yang dilakukan tanggal 15 Juli 2002 yang bertempat di Sekretariat Karang Taruna Indah Sari telah diputuskan susunan kepengurusan Panitia Pelaksanaan Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia Tahun 2002. Adapun susunan kepengurusan hasil musyawarah tersebut adalah :
Pelindung : Bapak H. Isnaeni ( Lurah Cilandak Barat )
Ketua Panitia : Evi Rosita
Wakil Ketua : Rustanto Raharjo
Sekretaris : Lusy Retnowati
Bendahara : Ricka Avrianti
Sie Keamanan :
Purwoko
Gentho Raharjo
Sie Acara :
Kristin Natalia
Julius Atmaja
Sie Perlengkapan :
Kustanto
Abel Manurung
Sie Umum :
Gendut Haryanto
Ridwan Manaf
Panitia tersebut telah bertugas mulai dibentuknya susunan kepengurusan hingga saat ini. Karena acara tersebut merupakan acara umum maka di pandang perlu untuk menyusun laporan ini sebagai wujud pertanggungjawaban panitia. Tim penyusun berharap agar pembaca dapat memberikan masukan terhadap laporan ini demi perbaikan acara di masa yang akan datang.
A.2.Cara Penulisan Laporan
Laporan ini disusun berdasarkan laporan per seksi, setiap seksi mendapatkan anggaran sesuai proposal yang diberikan sebelumnya. Bersama laporan ini kami lampirkan proposal anggaran dan acara per seksi.
A.3.Ruang Lingkup Laporan
Laporan ini membatasi masalah pada segi anggaran dan penggunaan dana. Laporan pelaksanaan acara secara detail ditulis pada bagian lain berdasarkan hasil kerja per seksi.
B. ISI LAPORAN
B.1.Laporan Setiap Kegiatan
Kegiatan di acara peringatan hari kemerdekaan RI ke–53 Tahun 2002 adalah sebagai berikut :
B.1.1. Bhakti Sosial
Acara bhakti sosial dilakukan dengan membersihkan lingkungan jalan di Kelurahan Cilandak Barat, membersihkan dan mengecat rumah ibadah, dan membangun pos jaga.Perincian anggaran untuk masing–masing acara tersebut adalah :
Anggaran Acara Bhakti Sosial :
No Jenis Anggaran Rencana Anggaran
Pelaksanaan
Saldo
1. Kebersihan lingkungan Rp 900.000,00 Rp 800.000,00 Rp 100.000,00
2. Membersihkan rumah
ibadah Rp 750.000,00 Rp 800.000,00 Rp 50.000,00
3. Membangun pos jaga Rp 2.500.000,00 Rp 2.250.500,00 Rp 250.000,00
Jumlah Rp 4.150.000,00 Rp 3.850.000,00 Rp 300.000,00
B.1.2. Santunan Anak Yatim
Santunan anak yatim diberikan 4 ( empat ) Rukun Warga ( RW ) masing–masing RW 01, RW 03, RW 05, dan RW 06. Penentuan jumlah RW yang diberikan sumbangan diputuskan dalam rapat terdahulu dengan pertimbangan RW lain sudah mampu atau sudah mendapatkan pada acara tahun sebelumnya. Perincian anggaran untuk masing–masing RW adalah :
Anggaran Santunan Anak Yatim :
No Jenis Anggaran Rencana Anggaran
Pelaksanaan
Saldo
1. RW 01 Rp 750.000,00 Rp 750.000,00 0,00
2. RW 03 Rp 750.000,00 Rp 750.000,00 0,00
3. RW 05 Rp 750.000,00 Rp 750.000,00 0,00
4. RW 06 Rp 750.000,00 Rp 650.000,00 Rp 100.000,00
Jumlah Rp 3.000.000,00 Rp 2.900.000,00 Rp 100.000,00
Catatan : Rincian penggunaan dana terlampir.
B.1.3.Malam Apresiasi Seni
Malam apresiasi seni dilakukan dengan maksud menampung aspirasi kaum muda untuk menyalurkan bakat seni yang dimilikinya dalam jalur yang positif dan memberikan hiburan kepada masyarakat. Malam aspresiasi seni dilakukan dalam pertunjukan yang dilakukan per RW. Masing–masing RW diberikan dana Rp. 500.000,00. Total 10 RW sehingga total anggaran Rp 5.000.000,00 ( lima juta rupiah ). Penggunaan dana diserahkan pada tiap–tiap RW.
B.2.Analisis Panitia Per Kegiatan
B.2.1.Acara Bhakti Sosial
Acara bhakti sosial mempunyai manfaat yang besar sekali, terbukti dari tanggapan anggota masyarakat yang sangat mendukung acara ini. Panitia berharap untuk acara di tahun berikutnya hari pelaksanaan bhakti sosial ditambah satu hari yaitu Sabtu dan Minggu untuk memberikan pilihan kepada warga dan anggaran di tambah dengan renovasi sarana umum. Untuk itu diperlukan dana iuran bulanan dari masing–masing warga. Pelaksanaan bhakti sosial sebaiknya dilakukan dua kali setahun.
B.2.2.Santunan Anak Yatim
Menurut analisis panitia pelaksanaan. Anggaran untuk jenis kegiatan ini perlu ditambah dan mekanisme perlu diubah. Pemberian santunan harus diberikan merata setiap RW. Kecuali RW tersebut mengajukan usulan penurunan dana santunan karena memandang warganya relatif mampu. Persamaan tersebut dilakukan agar semua RW mendapat perhatian yang sama.
B.2.3.Acara Malam Apresiasi Seni
Acara malam apresiasi seni memerlukan beberapa perubahan. Perubahan tersebut baik dari format acara maupun penggunaan dana. Hal itu terpaksa dilakukan karena begitu banyaknya aspirasi warga terhadap format acara. Terutama dari golongan tua dan muda. Dari segi format terutama mengenai bentuk acaranya. Kaum muda menginginkan acara pentas musik dangdut dan musik modern lainnya. Sementara golongan tua mengharapkan acara keroncong dan wayang. Panitia berharap pada pelaksanaan tahun berikutnya mempertimbangkan hal ini.
Sementara dari segi anggaran banyak pihak yang meminta agar dikurangi. Sisa hasil pengurangan tersebut dialokasikan untuk santunan anak yatim. Penitia memandang pertimbangan tersebut sangat positif sehingga perlu dipertimbangkan dalam kepanitiaan berikutnya.
C. PENUTUP
C.1.Kesimpulan
Dari evaluasi perencanaan dan pelaksanaan acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 berkesimpulan :
1.Secara umum berlangsung sukses sesuai dengan rencana. Walaupun pada beberapa jenis perlu adanya perbaikan.
2.Karjasama dan rasa tanggung jawab warga cukup tinggi hal ini terlihat dari partisipasi mereka baik dari segi moril maupun finansial.
C.2. Kritik dan Saran
C.2.1.Kritik
Kritik panitia pelaksana terhadap perencanaan dan pelaksanaan acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 di antaranya :
1.Perencanaan harusnya dilakukan paling lambat dua bulan sebelum acara dimulai untuk menghindari ketergesaan penyusunan dan pelaksanaan acara.
2.Puncak acara dilakukan bergilir antar RW agar terjadi azas persamaan.
3.Panitia pelaksana ( Panpel ) diberikan per RW dan dilakukan secara bergilir agar masing–masing RW mempunyai rasa memiliki.
C.2.2.Saran
Saran panitia pelaksana terhadap perencanaan dan pelaksanaan acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 di antaranya :
1.Acara, terutama bhakti sosial dan santunan anak yatim perlu dilakukan lebih sering lagi, karena mempunyai manfaat yang baik bagi warga.
2.Perlunya koordinasi yang lebih baik antara panitia dan warga hingga meminimumkan kesalahpahaman.
C.2.3. Lampira-lampiran pada laporan ini adalah :
1.Proposal Acara Panitia Peringatan Hari Kemerdekaan Republik Indonesia ke–53 di Kelurahan Cilandak Barat.
2.Penggunaan anggaran per acara.
3.Bon, kwitansi, dan faktur pendukung penggunaan anggaran.
4.Proposal untuk acara tahun berikutnya.
Jakarta, 20 Agustus 2002
Sekretaris, Ketua Panitia,
Lusi Retnowati Evi Rosita
Mengetahui :
Lurah Cilandak Barat,
H. Isnaeni
D. Latihan :
Kerjakan latihan–latihan berikut ini secara singkat, jelas, dan benar ! Bacalah soal baik-baik sebelum mengerjakan ! Tanyakanlah hal-hal yang belum jelas kepada dosen Anda. Hal-hal yang tidak terdapat dalam soal dapat Anda kerjakan sendiri dengan tetap berpedoman pada kaidah penulisan surat yang baik !
1.Anda bekerja sebgai seorang sekertaris di PT Sun Jaya Mega Sentosa, Jln Pramuka Kav. 15 Jakarta Pusat. Perusahaan tempat Anda bekerja mempunyai tiga cabang yaitu cabang Semarang,. Medan, dan Balikpapan. Pada hari ini Anda telah selesai mendapingi pimpinan Anda yang melakukan perjalanan dinas ke luar kota meninjau perkembangan usaha di cabang Semarang selama tiga hari. Hal-hal apakah yang harus Anda camtumkan bila Anda diminta untuk membuatkan laporan perjalanan dinasnya, Buatlah laporan perjalanan dinas atasan Anda !
2.Anda bekerja sebagai seorang sekretaris di PT Sunex Glass Pratama, Kawasan Industri Pulo Gedung Jln. Pulo Raya No. 34 Jakarta Timur. Salah satu tugas Anda adalah mengelola kas kecil untuk keperluan pimpinan Anda. Hal-hal apa sajakah yang harus Anda cantumkan dalam menyusun laporan penggunaan kas tersebut? Buatlah laporan penggunaan kas kecil !
3.Buatlah laporan kegiatan harian Anda seminggu terakhir ini !
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
Surat Instruksi dan Surat Berita Acara
I. Pokok Bahasan : Surat Instruksi dan Surat Berita Acara
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Surat Instruksi
2. Berita Acara
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun surat instruksi dan berita acara.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
1. Surat Instruksi
2. Surat Berita Acara :
A. Pengertian
Secara harfiah, berarti “ informasi “ sedangkan berita acara adalah surat yang mencatat informasi suatu peristiwa atau kejadian. Berdasarkan pengertian tersebut, isi dari berita acara meliputi, kapan peristiwa itu terjadi, tempatnya di mana, siapa yang menjadi pelakunya dan keterangan–keterangan lain yang berhubungan dengan peristiwa itu.
Berita acara dapat mengenai serah terima barang, serah terima jabatan, kendaraan, gedung, pelantikan pejabat, bongkar muat barang, pengumuman pemenang undian, dan sebagainya.
Surat berita acara termasuk surat yang berjudul, sehingga penyusunannya lain dengan surat yang berperihal, di mana judul dengan centring dan menggunakan huruf capital dan tanggal surat diketik di sebelah kanan bawah serta penanda tangan surat bisa lebih dari satu orang.
B. Sistematika Surat Berita Acara
Surat berita acara dibuat setelah terjadi suatu peristiwa, oleh sebab itu penyusunannya harus berdasarkan fakta yang sesungguhnya dan telah ada kesepakatan antara pihak–pihak yang terkait dengan peristiwa tersebut.
BERITA ACARA ………………
No : ……………….
Pada hari ini .... tanggal .... bertempat di ....
Sesuai dengan surat pemberian / permintaan dari ....
Telah terjadi .... antara :
1. Nama : ....
Jabatan : ....
Alamat : ....
sebagai pihak yang ....
2. Nama : ....
Jabatan : ....
Alamat : ....
sebagai pihak yang ....
Setelah diperiksa yang diserahkan oleh .... ternyata terdapat / tidak terdapat ....
Demikian berita acara ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagai- mana mestinya.
...., ...., 200...
Yang .... Yang ....
.......... ...........
Jabatan Jabatan
Saksi–Saksi Pihak ke ....
1. .......
2. .......
BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG
No : 501/BA/TS/IV/02
Pada hari ini, Kamis, 23 April 2002, kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Ir. Arraz Naoval Viacenza, Kepala Bagian Logistik Bank Central Asia, dalam hal ini bertindak atas nama Bank Central Asia, Jalan Jend. Sudirman Kav 23 Jakarta, selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan
2. Priyanka Hanum Viacenza, S.E. Direktur PT. Viacenza’s Enterprise bertindak atas nama PT Viacenza’s Jalan H.R. Rasuna Said, Kav 12 Jakarta Selatan, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua.
Telah melakukan serah terima barang. Pihak Pertama telah menerima dari Pihak Kedua penyerahan barang seperti tersebut dalam daftar terlampir sesuai dengan surat perjanjian No : 043/SP/IV/02, tanggal 15 April 2002.
Demikian surat berita acara ini dibuat untuk dipergunakan seper- lunya.
Jakarta, 23 April 2002
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
Alka D.V, S.E. Ir. Arraz Noaval Viacenza
Direktur Kabag. Logistik
BERITA ACARA
SERAH TERIMA JABATAN
NO. 34/JAB–56/V/02
Pada hari ini, Kamis, tanggal 13 Mei 2002, kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Endang Ambarwati Zein, S.S.
Jabatan : Executive Secretary American Express Bank
Alamat : Jalan. Jend. Sudirman, Kav. 24 Jakarta
Telah menyerahkan jabatannya kepada :
2. Nama : Gloria Estefanny
Jabatan : Junior Secretary, American Express Bank
Alamat : Jalan. Jend. Sudirman, Kav. 24 Jakarta
Telah melakukan serah terima jabatan, Pihak Pertama telah menyerahkan jabatan Executive Secretary kepada Pihak Kedua dan disaksikan oleh seluruh jajaran direksi.
Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 23 April 2002
Yang menyerahkan, Yang menerima,
Gloria Estefanny Endang Ambarwati Zein
BERITA ACARA
PENYERAHAN UANG
Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Ir. Rizki Ananda Ishak
Jabatan : Pengusaha
Alamat : Jalan. Parhiyangan No. 34 Bandung
Telah menyerahkan uang penggantian kendaraan yang hilang kepada :
2. Nama : Ujang Permana Kusuma
Jabatan : Kabag. Umum Departemen Pertanian dan atas nama pribadi
Alamat : Jalan. Tirtayasa No. 56 Cirebon
Pada hari ini, tanggal 23 Agustus 2002, Pihak Pertama telah menyerahkan uang sebesar Rp 62.500.000,00 ( Enam Puluh Dua Juta Lima Ratus Ribu Rupiah ) sebagai penggantian kendaran Kijang GSX dengan nomor polisi D 2343 XL yang telah hilang oleh karyawan Pihak Pertama.
Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana perlunya.
Jakarta, 23 Agustus 2002
Yang menyerahkan, Yang menerima,
Ujang P.Kusuma Ir. Rizki Ananda Ishak
Saksi - Saksi :
1. Nurma Permata Intan ( Pihak Pertama )
2. Glauh Arimbi Ayu ( Pihak Kedua )
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
1. Rama Pandiangan, S.E. Direktur PT. Hutama Karya, Jalan Hang Lekir No. 65 Padang Pariaman telah menerima barang–barangan pesanannya berupa 2 buah TV Sony Type SS564, 3 buah Rice Cooker Yongma Type MA-21, 30 Calculator Malta, Type L-34, 20 buah Kipas Angin KDK Type KD-47, 5 buah Mesin Foto Copy Minolta Type M-034 dan 10 buah Tanjung Karang, Lampung Selatan dengan bapak Randy Harahap, Marketing Manager. Penyerahan tersebut dilakukan pada tanggal 25 Juli 2002 dan disaksikan oleh kedua belah pihak.
Dari kasus tersebut di atas, buatlah berita acaranya disertai lampiran yang diperlukan.
2. Anda sebagai sekretarsi direksi PT. Unggul Indah Corporation, Jalan MT. Haryono No. 36 Surabaya, Pada hari ini ditugaskan oleh pimpinan untuk membuat surat berita acara sehubungan dengan kejadian–kejadian di bawah ini :
a. Menyerahkan uang sebesar Rp 20.000.000,00 kepada bapak Sofyan Wanandi, Manager Keuangan PT Kintamani Sakti untuk pembayaran tanah dengan ukuran 30 m x 40 m di kawasan industri Logam Mulia, Jalan Kawasan Industri No. 9 Surabaya.
b. Menerima barang–barang sesuai dengan surat pesanan No. 34 /PS/V/99, yakni 10 buah filling cabinet Expo yang terdiri dari 5 buah dengan 3 laci dan sisanya 4 laci dari Ir. Agung Setialaras, Marketing Manager PT. Pentamas Sejati, Tanubayan No. 78 Surakarta.
c. Menyerahkan sebuah bangunan balai pertemuan kepada Kepala Desa Wonokromo, Surabaya. Timur, bapak Bangun Suryodimedjo, yang terletak di kawasan tersebut.
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Surat Instruksi
2. Berita Acara
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun surat instruksi dan berita acara.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
1. Surat Instruksi
2. Surat Berita Acara :
A. Pengertian
Secara harfiah, berarti “ informasi “ sedangkan berita acara adalah surat yang mencatat informasi suatu peristiwa atau kejadian. Berdasarkan pengertian tersebut, isi dari berita acara meliputi, kapan peristiwa itu terjadi, tempatnya di mana, siapa yang menjadi pelakunya dan keterangan–keterangan lain yang berhubungan dengan peristiwa itu.
Berita acara dapat mengenai serah terima barang, serah terima jabatan, kendaraan, gedung, pelantikan pejabat, bongkar muat barang, pengumuman pemenang undian, dan sebagainya.
Surat berita acara termasuk surat yang berjudul, sehingga penyusunannya lain dengan surat yang berperihal, di mana judul dengan centring dan menggunakan huruf capital dan tanggal surat diketik di sebelah kanan bawah serta penanda tangan surat bisa lebih dari satu orang.
B. Sistematika Surat Berita Acara
Surat berita acara dibuat setelah terjadi suatu peristiwa, oleh sebab itu penyusunannya harus berdasarkan fakta yang sesungguhnya dan telah ada kesepakatan antara pihak–pihak yang terkait dengan peristiwa tersebut.
BERITA ACARA ………………
No : ……………….
Pada hari ini .... tanggal .... bertempat di ....
Sesuai dengan surat pemberian / permintaan dari ....
Telah terjadi .... antara :
1. Nama : ....
Jabatan : ....
Alamat : ....
sebagai pihak yang ....
2. Nama : ....
Jabatan : ....
Alamat : ....
sebagai pihak yang ....
Setelah diperiksa yang diserahkan oleh .... ternyata terdapat / tidak terdapat ....
Demikian berita acara ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagai- mana mestinya.
...., ...., 200...
Yang .... Yang ....
.......... ...........
Jabatan Jabatan
Saksi–Saksi Pihak ke ....
1. .......
2. .......
BERITA ACARA PENYERAHAN BARANG
No : 501/BA/TS/IV/02
Pada hari ini, Kamis, 23 April 2002, kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Ir. Arraz Naoval Viacenza, Kepala Bagian Logistik Bank Central Asia, dalam hal ini bertindak atas nama Bank Central Asia, Jalan Jend. Sudirman Kav 23 Jakarta, selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan
2. Priyanka Hanum Viacenza, S.E. Direktur PT. Viacenza’s Enterprise bertindak atas nama PT Viacenza’s Jalan H.R. Rasuna Said, Kav 12 Jakarta Selatan, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua.
Telah melakukan serah terima barang. Pihak Pertama telah menerima dari Pihak Kedua penyerahan barang seperti tersebut dalam daftar terlampir sesuai dengan surat perjanjian No : 043/SP/IV/02, tanggal 15 April 2002.
Demikian surat berita acara ini dibuat untuk dipergunakan seper- lunya.
Jakarta, 23 April 2002
Pihak Kedua, Pihak Pertama,
Alka D.V, S.E. Ir. Arraz Noaval Viacenza
Direktur Kabag. Logistik
BERITA ACARA
SERAH TERIMA JABATAN
NO. 34/JAB–56/V/02
Pada hari ini, Kamis, tanggal 13 Mei 2002, kami yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Endang Ambarwati Zein, S.S.
Jabatan : Executive Secretary American Express Bank
Alamat : Jalan. Jend. Sudirman, Kav. 24 Jakarta
Telah menyerahkan jabatannya kepada :
2. Nama : Gloria Estefanny
Jabatan : Junior Secretary, American Express Bank
Alamat : Jalan. Jend. Sudirman, Kav. 24 Jakarta
Telah melakukan serah terima jabatan, Pihak Pertama telah menyerahkan jabatan Executive Secretary kepada Pihak Kedua dan disaksikan oleh seluruh jajaran direksi.
Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 23 April 2002
Yang menyerahkan, Yang menerima,
Gloria Estefanny Endang Ambarwati Zein
BERITA ACARA
PENYERAHAN UANG
Yang bertanda tangan di bawah ini :
1. Nama : Ir. Rizki Ananda Ishak
Jabatan : Pengusaha
Alamat : Jalan. Parhiyangan No. 34 Bandung
Telah menyerahkan uang penggantian kendaraan yang hilang kepada :
2. Nama : Ujang Permana Kusuma
Jabatan : Kabag. Umum Departemen Pertanian dan atas nama pribadi
Alamat : Jalan. Tirtayasa No. 56 Cirebon
Pada hari ini, tanggal 23 Agustus 2002, Pihak Pertama telah menyerahkan uang sebesar Rp 62.500.000,00 ( Enam Puluh Dua Juta Lima Ratus Ribu Rupiah ) sebagai penggantian kendaran Kijang GSX dengan nomor polisi D 2343 XL yang telah hilang oleh karyawan Pihak Pertama.
Demikian berita acara ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana perlunya.
Jakarta, 23 Agustus 2002
Yang menyerahkan, Yang menerima,
Ujang P.Kusuma Ir. Rizki Ananda Ishak
Saksi - Saksi :
1. Nurma Permata Intan ( Pihak Pertama )
2. Glauh Arimbi Ayu ( Pihak Kedua )
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
1. Rama Pandiangan, S.E. Direktur PT. Hutama Karya, Jalan Hang Lekir No. 65 Padang Pariaman telah menerima barang–barangan pesanannya berupa 2 buah TV Sony Type SS564, 3 buah Rice Cooker Yongma Type MA-21, 30 Calculator Malta, Type L-34, 20 buah Kipas Angin KDK Type KD-47, 5 buah Mesin Foto Copy Minolta Type M-034 dan 10 buah Tanjung Karang, Lampung Selatan dengan bapak Randy Harahap, Marketing Manager. Penyerahan tersebut dilakukan pada tanggal 25 Juli 2002 dan disaksikan oleh kedua belah pihak.
Dari kasus tersebut di atas, buatlah berita acaranya disertai lampiran yang diperlukan.
2. Anda sebagai sekretarsi direksi PT. Unggul Indah Corporation, Jalan MT. Haryono No. 36 Surabaya, Pada hari ini ditugaskan oleh pimpinan untuk membuat surat berita acara sehubungan dengan kejadian–kejadian di bawah ini :
a. Menyerahkan uang sebesar Rp 20.000.000,00 kepada bapak Sofyan Wanandi, Manager Keuangan PT Kintamani Sakti untuk pembayaran tanah dengan ukuran 30 m x 40 m di kawasan industri Logam Mulia, Jalan Kawasan Industri No. 9 Surabaya.
b. Menerima barang–barang sesuai dengan surat pesanan No. 34 /PS/V/99, yakni 10 buah filling cabinet Expo yang terdiri dari 5 buah dengan 3 laci dan sisanya 4 laci dari Ir. Agung Setialaras, Marketing Manager PT. Pentamas Sejati, Tanubayan No. 78 Surakarta.
c. Menyerahkan sebuah bangunan balai pertemuan kepada Kepala Desa Wonokromo, Surabaya. Timur, bapak Bangun Suryodimedjo, yang terletak di kawasan tersebut.
Aneka Surat Statuta
I. Pokok Bahasan : Aneka Surat Statuta
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian surat statuta.
2. Guna surat statuta.
3. Syarat penulisan surat statuta.
4. Surat keputusan.
5. Surat perjanjian.
6. Surat perintah / surat instruksi.
7. Berita acara.
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memehami fubgsi dan syarat-syarat menyusun surat statuta.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
1. Pengertian surat statuta.
2. Guna surat statuta.
3. Syarat penulisan surat statuta.
4. Surat keputusan.
5. Surat perjanjian.
6. Surat perintah / surat instruksi.
7. Berita acara.
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
II. Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian surat statuta.
2. Guna surat statuta.
3. Syarat penulisan surat statuta.
4. Surat keputusan.
5. Surat perjanjian.
6. Surat perintah / surat instruksi.
7. Berita acara.
III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memehami fubgsi dan syarat-syarat menyusun surat statuta.
IV. Uraian Materi Pengajaran :
1. Pengertian surat statuta.
2. Guna surat statuta.
3. Syarat penulisan surat statuta.
4. Surat keputusan.
5. Surat perjanjian.
6. Surat perintah / surat instruksi.
7. Berita acara.
V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id
Tugas Anda !
SAP KORESPONDENSI BISNIS INDONESIA 2
Mata kuliah : Korespondensi Bisnis Indonesia 2
Program : Sekretaris
SKS / Semester : 2 / II
Tujuan Umum :
Warga belajar dapat memiliki pengetahuan dan keterampilan menyusun surat-surat sekretaris dan surat bisnis Indonesia, menyusun surat statuta, laporan dan mampu membuat proposal.
Referensi :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
Media :
1. Note book
2. L C D
3. Kertas kerja
4. Papan tulis
1. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memehami fubgsi dan syarat-syarat menyusun surat statuta.
Pokok Bahasan : Aneka Surat Statuta
Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian surat statuta.
2. Guna surat statuta.
3. Syarat penulisan surat statuta.
4. Surat keputusan.
5. Surat perjanjian.
6. Surat perintah / surat instruksi.
7. Berita acara.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
Evaluasi :
1. Kehadiran 10 %.
2. Formatif dan tugas 20 %.
3. Perilaku 10 %.
4. Ujian Tengah Semester 25 %.
5. Ujian Akhir Semester 35 %.
2.Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun surat instruksi dan berita acara.
Pokok Bahasan : Surat Instruksi dan Surat Berita Acara
Sub Pokok Bahasan :
1. Bagian-bagian surat instruksi.
2. Cara pembuatan surat instruksi.
3. Bagian-bagian surat berita acara.
4. Cara penyusunan surat berita acara.
5. Penyusunan kalimat dalam berita acara.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan dapat membuat laporan.
Pokok Bahasan : Penyusunan Laporan
Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian, fungsi, dan syarat laporan.
2. Jenis laporan.
3. Penyusunan laporan.
4. Pokok-pokok isi laporan.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
Keterangan : Membuat laporan dari suatu kegiatan yang ditentukan oleh dosen.
4.Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun notula.
Pokok Bahasan : Penyusunan Notula
Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian notula.
2. Prosedur penyusunan notula.
3. Penyelenggara rapat.
4. Ringkasan hasil rapat.
5. Prosebur dan cara meringkas.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan
4. Penugasan.
5.Tujuan Khusus :
Warga belajar terampil menyusun proposal.
Pokok Bahasan : Penyusunan Proposal
Sub Pokok Bahasan :
1. Tata cara merencanakan proposal.
2. Struktur isi proposal, nama kegiatan, dasar pemikiran.
3. Tujuan dan memfaat kegiatan.
4. Ruang lingkup kegiatan.
5. Waktu dan tempat kegiatan.
6. Penyelenggaraan kegiatan.
7. Anggaran biaya kegiatan.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
6.Tujuan Khusus :
Warga belajar mampu membuat lamaran pekerjaan dan daftar riwayat hidup.
Pokok Bahasan : Lamaran Pekerjaan dan Curiculum Vitae
Sub Pokok Bahasan :
1. Sumber informasi surat lamaran.
2. Teknik pembuatan surat lamaran pekerjaan.
3. Data-data yang diperlukan untuk membuat surat lamaran dan CV.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Contoh-contoh.
4. Latihan.
5. Penugasan.
Keterangan :
Membuat lamaran dan CV dari berbagai informasi.
Program : Sekretaris
SKS / Semester : 2 / II
Tujuan Umum :
Warga belajar dapat memiliki pengetahuan dan keterampilan menyusun surat-surat sekretaris dan surat bisnis Indonesia, menyusun surat statuta, laporan dan mampu membuat proposal.
Referensi :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
Media :
1. Note book
2. L C D
3. Kertas kerja
4. Papan tulis
1. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memehami fubgsi dan syarat-syarat menyusun surat statuta.
Pokok Bahasan : Aneka Surat Statuta
Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian surat statuta.
2. Guna surat statuta.
3. Syarat penulisan surat statuta.
4. Surat keputusan.
5. Surat perjanjian.
6. Surat perintah / surat instruksi.
7. Berita acara.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
Evaluasi :
1. Kehadiran 10 %.
2. Formatif dan tugas 20 %.
3. Perilaku 10 %.
4. Ujian Tengah Semester 25 %.
5. Ujian Akhir Semester 35 %.
2.Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun surat instruksi dan berita acara.
Pokok Bahasan : Surat Instruksi dan Surat Berita Acara
Sub Pokok Bahasan :
1. Bagian-bagian surat instruksi.
2. Cara pembuatan surat instruksi.
3. Bagian-bagian surat berita acara.
4. Cara penyusunan surat berita acara.
5. Penyusunan kalimat dalam berita acara.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan dapat membuat laporan.
Pokok Bahasan : Penyusunan Laporan
Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian, fungsi, dan syarat laporan.
2. Jenis laporan.
3. Penyusunan laporan.
4. Pokok-pokok isi laporan.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
Keterangan : Membuat laporan dari suatu kegiatan yang ditentukan oleh dosen.
4.Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun notula.
Pokok Bahasan : Penyusunan Notula
Sub Pokok Bahasan :
1. Pengertian notula.
2. Prosedur penyusunan notula.
3. Penyelenggara rapat.
4. Ringkasan hasil rapat.
5. Prosebur dan cara meringkas.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan
4. Penugasan.
5.Tujuan Khusus :
Warga belajar terampil menyusun proposal.
Pokok Bahasan : Penyusunan Proposal
Sub Pokok Bahasan :
1. Tata cara merencanakan proposal.
2. Struktur isi proposal, nama kegiatan, dasar pemikiran.
3. Tujuan dan memfaat kegiatan.
4. Ruang lingkup kegiatan.
5. Waktu dan tempat kegiatan.
6. Penyelenggaraan kegiatan.
7. Anggaran biaya kegiatan.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan.
4. Penugasan.
6.Tujuan Khusus :
Warga belajar mampu membuat lamaran pekerjaan dan daftar riwayat hidup.
Pokok Bahasan : Lamaran Pekerjaan dan Curiculum Vitae
Sub Pokok Bahasan :
1. Sumber informasi surat lamaran.
2. Teknik pembuatan surat lamaran pekerjaan.
3. Data-data yang diperlukan untuk membuat surat lamaran dan CV.
Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Contoh-contoh.
4. Latihan.
5. Penugasan.
Keterangan :
Membuat lamaran dan CV dari berbagai informasi.
Langganan:
Postingan (Atom)
