Catatan Rapat / Notula

I. Pokok Bahasan : Catatan Rapat / Notula

II. Sub Pokok Bahasan :
A. Pengertian Notula
B. Pemahaman Rapat
C. Cara Pembuatan Notula

III. Tujuan Khusus :
Warga belajar dapat memahami dan menyusun notula.

IV. Uraian Materi Pengajaran :

A. Pengertian Notula

Notula adalah catatan tentang rapat yang telah dijalankan, sedangkan orang yang melakukan pekerjaan sebagai pencatat disebut notulis dan bila sudah disahkan dalam sebuah laporan disebut notulen. Notula dibuat setelah rapat dilakukan Dilihat dari proses terjadinya, maka pembuat notula harus berada di tengah rapat sehingga ia dapat menangkap nuansa atau suasana rapat dengan baik dan menuliskannya. Biasanya pembuatan notula diserahkan kepada sekretaris atau dapat pula pihak lain yang ditunjuk. Pembuat notula biasa disebut dengan notulis.

Pembuat notula harus dapat bersifat obyektif atau tidak memihak. Ia tidak boleh menuangkan gagasan–gagasan yang dimilikinya ke dalam notula, pembuat notula harus murni berdasarkan pembicaraan dalam rapat. Tanggung jawab penulisan notula menjadi tanggung jawab notulis, sementara tanggung jawab isi ada pada pemimpin rapat. Merupakan tindakan yang bijaksana,bila sebelum menandatangani notula seorang pemimpin rapat membaca terlebih dahulu secara teliti.

B. Pemahaman Rapat

Pemahaman rapat merupakan pengetahuan dasar yang harus dimiliki oleh seorang penulis. Pemahaman rapat tidak hanya pada jalannya rapat tetapi juga mengenai tujuan, materi, keanggotaan rapat, acara rapat, dan sejenisnya. Dilihat dari tujuan diadakannya rapat, rapat dapat dibagi :

a. Rapat informatif atau penjelasan ( information meeting )
Rapat informatif adalah rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan informasi kepada peserta rapat. Jenis rapat ini banyak dilakukan untuk menjelaskan kebijaksanaan pimpinan, pemberian informasi mengenai peraturan baru, dan sejenisnya. Dalam rapat jenis ini ada pihak dalam posisi supervisor sementara pihak lainnya inferior.

b. Rapat pemecahan masalah ( problem solving meeting )
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang diadakan untuk memecahkan suatu masalah yang terjadi. Masalah perlu dipecahkan bersama dengan alasan masalah tersebut terlalu berat sehingga memerlukan pendapat pihak lain, atau memang memerlukan koordinasi dengan pihak lain, sehingga mau tidak mau harus dirapatkan. Dilihat dari definisi tersebut, jenis rapat ini dapat dilakukan antara atasan bawahan atau pegawai dalam tingkat yang sejajar.

c. Rapat perundingan ( negotiation meeting )
Rapat perundingan adalah rapat yang dilakukan dua pihak atau lebih dengan tujuan untuk memecahkan masalah bersama. Rapat perundingan dapat dilakukan antara pribadi dengan pribadi, pribadi dengan kelompok, atau kelompok dengan kelompok. Perbedaan antara jenis rapat ini dengan rapat pemecahan masalah adalah pada materi dan kedudukan peserta rapat. Materi rapat perundingan merupakan masalah semua pihak yang terkait dalam rapat, sementara rapat pemecahan masalah, materi rapat mungkin merupakan masalah satu pihak saja. Kedudukan peserta rapat pemecahan masalah dapat sejajar dapat pula tidak, sementara dalam rapat perundingan, kedudukan peserta rapat relatif sejajar.

Dilihat dari sifatnya, rapat dapat dibagi :

1. Rapat formal
Rapat formal atau rapat resmi adalah rapat yang diadakan untuk acara– acara resmi. Rapat ini banyak dilakukan untuk membicarakan masalah kedinasan dan ketatanegaraan. Rapat ini direncanakan dan dilaksanakan dengan aturan–aturan yang telah disepakati oleh suatu lembaga.

2. Rapat informal
Rapat informal atau rapat tidak resmi adalah rapat yang diadakan untuk membicarakan masalah pribadi atau keluarga. Rapat ini diadakan tanpa aturan yang ketat dari pesertanya. Contoh jenis rapat ini yang sering dilakukan adalah rapat keluarga untuk membicarakan seorang anggota keluarga yang akan menikah.

3. Rapat terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi. Rapat ini banyak digunakan untuk membicarakan masalah– masalah yang bersifat tidak rahasia. Bahkan, untuk menampung peserta rapat yang banyak, rapat terbuka sering diadakan di lapangan terbuka. Contoh, rapat terbuka partai X.

4. Rapat tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang hanya boleh diikuti oleh sebagian kecil anggota organisasi. Rapat ini biasanya bersifat rahasia dan membicarakan masalah–masalah yang sensitif.

Dilihat dari jangka waktunya, rapat dapat dibagi :
1. Rapat harian
2. Rapat mingguan
3. Rapat bulanan
4. Rapat semesteran ( setengah tahun ), dan
5. Rapat tahunan

Dilihat dari pesertanya, rapat dibagi :

a. Rapat intern
Rapat intern adalah rapat yang dilakukan untuk kalangan dalam organisasi sendiri.

b. Rapat ekstern
Rapat ekstern adalah rapat yang dilakukan untuk dengan kalangan luar organisasi.

Sementara dilihat keanggotaan rapat, anggota rapat terdiri dari :

1. Ketua rapat
Ketua rapat adalah pihak yang bertanggung jawab terhadap rapat. Biasanya ketua rapat adalah pimpinan organisasi atau orang yang dituakan pada rapat formal.

2. Moderator
Moderator adalah orang yang berperan sebagai pengatur rapat agar rapat berjalan sebagaimana mestinya. Moderator harus orang yang menguasai forum sehingga dapat mengarahkan rapat bila rapat sudah menyeleweng dari pembicaraan semula. Moderator bertugas membuka dan menutup rapat, dan memimpin jalannya rapat.

3. Notulis
Notulis adalah orang yang mencatat jalannya rapat. Seorang notulis yang baik harus mampu meringkas pembicaraan rapat tanpa mengurangi isi dari rapat tersebut.

4. Peserta rapat
Peserta rapat adalah orang yang mengikuti sebuah rapat. Seringkali untuk rapat–rapat tertentu pemimpin, moderator, dan notulis berfungsi sekaligus sebagai peserta rapat. Ada beberapa rapat yang memperbolehkan rapat peserta memberikan sumbangan saran, sementara rapat yang lain fungsi peserta rapat hanya sebagai pengamat.

C. Cara Pembuatan Notula

Notula dibuat sejak rapat dimulai dan diharapkan selesai tidak lama setelah rapat selesai. Paling tidak setelah rapat selesai sudah jadi dalam bentuk kasar ( draf ). Setelah notula selesai, notulis harus meminta tanda tangan pada ketua rapat sebagai bukti sahnya sebuah notula. Notula yang dibuat tanpa persetujuan ketua rapat tidak diakui sebagai notula yang sah.

Hal – hal yang harus dicantumkan dalam notula agar dapat menggambarkan jalannya sebuah rapat antara lain :
1. Nama, jabatan, dan jumlah peserta yang hadir.
2. Tempat, tanggal, dan waktu dimulai dan diakhirinya sebuah rapat.
3. Pendapat atau saran dari peserta rapat, dan
4. Hasil rapat atau keputusan rapat.

NOTULA RAPAT BAGIAN PEMASARAN PT SERASA MIE

Hari / tanggal : Selasa, 15 Juni 2002
Tempat : Ruang Kepala Bagian Pemasaran ( R 305 )
Sifat rapat : Rapat Rutin
Waktu : 08.00 – 12.00 WIB

Peserta rapat :
1. Kurnia Sandi ( Kepala Bagian Pemasaran )
2. Endang Kurniati ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah I )
3. Malik Marzuki ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah II )
4. Ahmad Subagya ( Kepala Bagian Pemasaran Wilayah III )
5. Ricko Hartanto ( Sekretaris )

Pemimpin rapat : Kurnia Sandi ( Kepala Bagian Pemasaran )
Moderator : Biyan Kartadireja ( Wakil Kepala Pemasaran )
Notulis : Evi Susanti ( Sekretaris )

Acara rapat:
1. Pembukaan
2. Laporan masing–masing wilayah
3. Analisis permasalahan wilayah
4. Tanya jawab
5. Penutup

AGENDA RAPAT DAN KEPUTUSAN RAPAT

1. Wilayah I

a. Permasalahan
Permasalahan wilayah I adalah pemasaran tidak sesuai target. Target pemasaran naik 15 % dari bulan sebelumnya sementara pencapaian hanya 12,5 %. Ibu Endang Kurniati berpendapat, bahwa penurunan ini dikarenakan adanya bencana alam pada minggu terakhir sebelum laporan dibuat, beliau yakin, bila tidak ada permasalahan tersebut, target pamasaran dapat dicapai.

c. Pemcahan masalah
Bapak Kurnia Sandi memaklumi alasan tidak tercapainya target pemasaran, beliau memutuskan target pemasaran untuk bulan berikutnya menjadi 17,5 %. Bila hal itu dapat dicapai beliau akan memberikan bonus khusus 50 % lebih tinggi daripada bonus normal.

2. Wilayah II

a. Permasalahan
Target pemasaran tercapai, tetapi pasar sudah jenuh. Menurut perkiraan Bapak Malik Marzuki kemungkinan besar target bulan depan bila masih sama tidak akan tercapai. Beliau meminta saran kepada forum rapat untuk mengatasi masalah tersebut.

b. Penyelesaian
Setelah diadakan perundingan, forum rapat memutuskan mengutus Bapak Biyan Kartaredja ( Wakil Kepala Bagian Pemasaran ) untuk mendampingi Bapak Malik Marzuki mengidentifikasi faktor–faktor kejenuhan pasar. Hasil identifikasi dibicarakan pada rapat bulan yang akan datang.

3. Wilayah III
Tidak ada masalah melampaui target. Bulan yang akan datang target dinaikkan 15 %. Diberikan bonus khusus karena tiga kali berturut–turut mencapai target. Bonus diberikan 2 % dari angka penjualan.

4. Wilayah IV
Tidak ada masalah khusus, target pemasaran terlampui, tetapi Bapak Ricko Hartanto belum berani menambah jumlah target karena masih relatif baru memegang posisi ini. Forum menyetujui usulan beliau.

Catatan khusus :
1. Bapak Kurnia Sandi memberi tugas khusus kepada Bapak Akhmad Subagya dan Ibu Endang Kurniati untuk membuat inovasi produk baru. Inovasi tersebut diberikan paling lambat tiga minggu setelah rapat bulanan ini dan dibicarakan pada rapat bulan berikutnya.

2. Pada rapat bulan yang akan datang Bapak Kurnia Sandi mendapatkan tugas lawatan ke Jepang, sehingga beliau menugaskan wakilnya, Bapak Biyan Kartaredja untuk menggantikannya.


Jakarta, 15 Juni 2002

Mengetahui :

Ketua Rapat, Notulis,


Kurnia Sandi Evi Kurniati

V. Metode Pengajaran :
1. Presentasi.
2. Diskusi.
3. Latihan
4. Penugasan.

VI. Sumber Pengajaran :
1. Korespondensi Indonesia, jilid 1 dan 2, oleh Zein Achmad & Wahyono, Penerbit LP3I.
2. Aneka Surat Sekretaris dan Bisnis Indonesia, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.
3. Aneka Surat Statuta, Laporan, dan Notula, oleh Lamuddin Finosa, Penerbit Mawar Gempita.

VII. Evaluasi :
Setelah Anda mempelajari materi kuliah, maka Anda dapat mengerjakan tugas berikut, dengan cara mendownload dan kirimkan jawaban Anda ke email : eisya.management@yahoo.co.id

Tugas Anda !

Anda bekerja di Kuncala Jaya Building, Jln. Gatot Subroto Kav. 56, Jakarta Pusat. Perusahaan tempat Anda bekerja bergerak dalam bidang pengelolaan gedung dan perkentoran. Salah satu gedung yang dikelolanya adalah Mulya Sentosa Building dengan alamat yang sama. Pada hari ini perusahaan tempat Anda bekerja mengadakan rapat yang merundingkan dampak krisis terhadap tingkat hunian gedung. Rapat dihadiri oleh bapak Amirullah, Kepala Bagian Keuangan, Sita Andriani Kepala Bagian Perawatan, Yunus Sentosa, Publik Relation, Sugondo Raharjo, Kepala Bagian Personalia, dan Anda sendiri dengan posisi Staf Bagian Pemasaran. Rapat dipimpin oleh Direktur Utama dengan Moderator Sita Andriani. Rapat dimulai pukul 08.00 – 13.00 WIB. Buatlah notula rapat untuk pembicaraan rapat berikut ini.

Moderator :
“ Selamat pagi, terima kasih atas kehadiran Bapak dan Ibu tepat pada waktunya. Rapat hari ini membicarakn dampak krisis moneter terhadap kita. Untuk membicarakan masalah tersebut, maka kami mohon bapak Amirullah untuk memberikan gambaran permasalahan yang kita hadapi. “

Direktur Utama :
“ Terima kasih, permasalahan yang kita hadapi adalah penurunan tingkat hunian dari 90 % menjadi 75 %, permasalahan tersebut sangat mengganggu dikarenakan ada kecenderungan yang makin menurun. Kami ingin mendapatkan gambaran permasalahan langsung dari Bagian Pemasaran. Mohon saudari Rita Efendi menjelaskan masalah kita !”

Kabag Pemasaran :
“ Terima kasih, permasalahan kita yang paling mendasar adalah pembayaran kita yang menggunakan perhitungan dollar Amerika. Dengan krisis ini membuat tarif kita tidak kompetitif lagi. Bila kita hendak mempertahankan tingkat hunian seperti semula, maka saya mengusulkan beberapa perubahan strategi pemasaran; pertama penggunaan rupiah sebagai standar pembayaran, kedua, pemberian discount 25 % - 50 %, ketiga pemberian happy independent day, gratis 2 bulan untuk pembayaran satu tahun sewa. Alternatif tersebut telah kami berikan kepada peserta rapat dua hari sebelum rapat ini. Untuk itu kami mohon tanggapan.

Moderator :
“ Terima kasih atas pemaparan masalah yang kita hadapi mungkin Bapak, Ibu mempunyai tanggapan terhadap masalah yang kita hadapi ini ?”

Kabag Keuangan :
“ Setelah kami analisis usulan yang saudari Rita kemukakan, dalam perhitungan keuangan kelihatannya alternatif kedua yang paling relevan. Memang dengan potongan tersebut profit margin kita menjadi sangat kecil sehingga kelihatannya tidak mungkin untuk memberikan bonus dan THR untuk tahun ini. Bahkan dari perhitungan kami, bila discount diberikan 50 %, kemungkinan besar kita terpaksa harus melakukan PHK untuk 15 % karyawan kita, tingkat ideal pemberian discount adalah 30 %.

Moderator :
“ Mohon bapak Direktur Utama memberikan tanggapan terhadap solusi tersebut.”

Direktur Utama :
“ Setelah saya perhitungkan memang kelihatannya pemecahan masalah tersebut yang paling rasional. Mohon bagian publik relations membuat format publisitas untuk iklan ini, Bagian porsonalia berikan surat edaran kepada pegawai terhadap permasalahan kita. Bahan-bahan tersebut diserahkan kepada saya satu minggu lagi, kita adakan rapat dua minggu yang akan datang. Saudara moderator, silahkan.”

Moderator :
“ Terima kasih, mungkin ada usulan lain ?”

Kabag Perawatan :
“ Terima kasih. Memang usulan kami yakin tidak popular. Dampak terhadap krisis ini membuat harga-harga untuk perlengkapan maintenance naik 200 % - 300 % , dengan terpaksa sekali, kami mohon anggaran untuk kegiatan tersebut dinaikkan 10 % untuk menjaga mutu pelayanan kita.”

Moderator :
“ Bagiaman tanggapan bagian keuangan ?”

Kabag Keuangan :
“ Kelihatannya kenaikan anggaran 100 % tidak mungkin menurut perhitungan kami, kenaikan hanya diberikan sebesar 20 %.”

Direktur Utama :
“ Maaf sekali kenaikan anggaran 20 % merupakan jumlah maksimum yang dapat kita berikan. Mohon saudara kabag perawatan memberikan proposal anggaran dua hari lagi. Rapat untuk hari ini selesai . moderator, silakan !”

Moderator :
“ Terima kasih, dengan ini rapat selesai, notula rapat dan jadwal rapat berikutnya akan kami kirimkan satu jam setelah rapat selasai. Selamat siang.”